監修者：大隅識文
株式会社IPPO共同創業者/取締役
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決算期や入居しているオフィス・事務所の契約更新など、オフィス移転を取り巻く事情は様々。
一方でオフィス移転を避けたい時期やオフィス移転のスケジュール・注意点も紹介していますので、移転する際の参考にしていただければ幸いです。
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この記事の目次
オフィス移転を検討するタイミング
オフィス移転は個人の引越しとは状況が大きく異なります。失敗しないためにも入念な移転計画・物件の選定が大切です。
準備を怠ると本来発生しない無駄な出費や、社員の安全に影響があることも…。
企業が移転を検討し始めるタイミングとして、代表的な2つを紹介します。
更新時期の1年前
オフィスの賃貸借契約の多くは2年契約となり、契約期間満了前に退去するためには物件オーナーへ解約を告知する「解約予告期間」が発生し、解約予告後すぐに移転することができません。
この解約予告は解約希望日の6ヶ月前までに行うのが一般的です。
イレギュラーな事案やトラブルにも対応できるよう、余裕をもって更新時期の1年前から移転を検討しましょう。
社員増減の予定がある
事業の方向性・働き方の変化などにより社員増減の予定がある場合も、オフィス移転を検討するタイミングです。
社員数に対してオフィス・事務所の広さが適切でない場合、以下のデメリットが考えられます。
社員数に対して広すぎる場合
社員数に対してオフィス・事務所が広すぎる場合、社員同士も離れてしまいコミュニケーションの取りづらさから部署間の連携や情報共有が不十分となるケースがあります。
また、必要な家具や設備・光熱費などが増加、余分なスペースの浪費に繋がり、現在の規模に対して不適切な費用を負担することとなります。
社員数に対して狭すぎる場合
空間が狭いことで行動が制限され、無意識に感じる疲労感やストレスの増加による精神衛生面の問題から、社員同士のコミュニケーションや柔軟な発想が生まれにくくなるケースもあります。
また、狭い空間で換気・空気清浄システムが整備されていない場合、空気中のウイルスや細菌が広がりやすく、風邪やインフルエンザの流行が起こりやすくなる懸念があります。
オフィスの老朽化が目立つ
老朽化したオフィス・事務所は自然災害や設備の故障により、社員の安全性に問題が生じる場合があります。
特に、エレベーターや空調・トイレの故障は、集中力低下や健康、時間浪費に繋がる重要な設備のため、不具合がある場合には移転を検討する適切なタイミングといえるでしょう。
出資や融資が決まった
スタートアップ・ベンチャー企業の資金調達時には、オフィス移転を検討する適切なタイミングです。
成長を加速させつつ高品質のサービスを提供するためには、企業特性にマッチした適切なオフィスは欠かせません。
ハイッテby株式会社IPPOでは、スタートアップ・ベンチャー企業に特化し、事業内容や採用計画を見据えた提案、非公開を含む厳選物件情報を提供しています。
費用面や移転の時期、ベンチャーキャピタル（VC）との連携など幅広いご相談にも対応しております。ぜひお気軽にご相談ください。
オフィス移転のメリット
自社の状況に適したオフィス・事務所に移転することで、賃料や光熱費・交通費などのコストの最適化、社員のモチベーション向上や採用力強化に繋がります。
また、オフィス移転を機に、目的に応じて工夫されたレイアウトや設備（フォンブースや集中ブースなど）を用意することで、アイデア創出や業務品質にも影響するでしょう。
オフィス移転の繁忙期は？
オフィス移転には個人の転居と同じく引越し業者の繁忙期があります。
繁忙期には引越し料金の値上がりや、希望日での発注が難しいことも…。
節税が見込めるタイミングや、オフィス移転が集中する時期について解説します。
1月〜3月（決算や節税時期）
多くの企業が、4月から翌年3月までの1年間を会計年度として定めていることから、決算月である3月を前に移転を行うことが多い傾向があります。
- 余剰経費を消化し節税する（決算）
- 新年度の予算を組みやすくする
- 新年度から方向性変更や心機一転
- 新入社員を迎えるための十分な環境構築
複合的な要因から1月〜3月に移転需要が集中します。
1年の中で特に希望条件で引越し業者の予約が取りづらい時期なので注意しましょう。
5月（大型連休と新体制構築後）
5月に移転が多いことは、新年度が4月から始まることが大きく関係しています。
4月に社内異動や新入社員を迎え、新体制が落ち着くタイミングで移転を実行する企業が集中します。
また、5月は気候も安定し、体力を消耗する移転作業に適していることもポイントです。
10月〜12月（決算や年末時期）
多くの企業で繁忙期となる年末前に移転を完了したいと考える企業が多いことや、10月〜12月に決算を行う企業もあるため、移転需要が集中する時期と言えます。
オフィス・事務所移転では、まず全体スケジュールを把握することが大事です。
移転の時期は会社の方針（採用計画など）と移転繁忙期やお得な時期と比べながら決定します。
ハイッテby株式会社IPPOでは、基本となるオフィス移転の流れから追加費用が発生するトラブルの回避ポイントをまとめた「オフィス移転マニュアル」を無料でダウンロードいただけます。
オフィス移転の時期はいつがいい？
オフィス移転は抱えている業務に影響するため、自社の繁忙期・スケジュールに沿って決定するのが最も重要ですが、調整が可能な場合には目的に応じて以下のタイミングがおすすめです。
6月〜8月（閑散期）
6月〜8月は年度末や年末と反対に移転ニーズが少なく、引越し業者の閑散期となります。
閑散期では、物件を探している企業も少なくなることで、契約条件の交渉をしやすかったり引越し料金を抑えられるため、移転に伴う費用を抑えられる可能性があります。
反対に、移転ニーズが集中する年度末や年末には、引越し料金が高騰する場合があります。
1月〜3月（節税目的）
繁忙期である1月〜3月は節税を目的とした場合、決算前の余剰経費を使うことができるため、推奨できる移転タイミングです。
また、オフィス移転に伴い発生する費用のうち、経費計上できる・できない項目は以下の通りです。
| 引越し料金 | ○ |
| 仲介手数料 | ○ |
| 原状回復費用 | ○ |
| 減価償却 | ○ |
| 内装費用 | ○ |
| 登記費用 | ○ |
| 火災保険料 | ○ |
| 移転告知費用 | ○ |
| 移転に関連する慰労会 | ○ |
| 家具・設備・機器購入費用 | △（業務で実際に使用したもの以外不可） |
| 事務用品購入費用 | △（業務で実際に使用したもの以外不可） |
| 法人税・住民税 | ✕ |
| 保証金 | ✕ |
| その他プライベートに使用するもの | ✕ |
※状況に応じて内容が変化する場合があります。
※項目は一例です。
5月・9月（大型連休）
事業スピードを緩めずに移転をするには、大型連休を利用することも視野に入れましょう。
取引先の休日に合わせて移転作業を行うことで、移転作業に集中できることからミスやトラブルを回避できるかもしれません。
オフィス移転を避けたい時期
オフィス移転で避けたいタイミングも把握して、スムーズに移転を完了しましょう。
3〜4月（個人の引越しとバッティング）
3月〜4月は決算期需要に加えて、新生活に向けた個人住居の引越しシーズンとも重なります。
そのため、引越しに活用したい業者やサービスが繁忙期となり、希望通りにいかずトラブルの原因となる場合も…。
また、料金は20%ほど高騰するケースも見受けられ、可能な範囲でコストを削り、余裕を持ったスケジュールで進行したい場合には回避するようにしましょう。
12月（年末年始休暇）
12月の中でも特に年末年始に近づくにつれて、引越し業者の手配や内装に使用する資材の搬送なども含めた関連業者への手配が難しくなります。
また、年末は多くの企業で多忙な時期であるため社員のスケジュール調整が難しくなることや、休暇を取得したいと考える社員がいることも把握しましょう。
年末は多くの企業が移転を計画するため、オフィス市場が競合し、物件探しや契約が困難になる可能性もあるため避けたいタイミングの一つです。
オフィス移転準備のスケジュール（やること）
オフィス・事務所移転を効率よくスムーズに完了するためには、事前準備・スケジュールの計画が大切です。
全体のフローを把握し、いつまでになにをすれば良いか、移転でやることを解説します。
移転の計画立案（約8ヶ月前）
希望条件・擦り合わせを丁寧に行った上で、最適なオフィスや事務所と出会うためにも余裕を持ったスケジュールを組み立てましょう。
- 新オフィスに求める条件の明確化（エリア、アクセス、設備など）
- 自社の財務状況を踏まえた予算感
- 旧オフィスの解約予告期間、違約金
物件の選定（約6ヶ月前）
条件にマッチした物件とすぐに出会える確率は高くありません。
条件に近づけるためにも移転先の物件は遅くとも6ヶ月前から探し始めます。
また、新オフィス・事務所を選定する際には費用や設備面に加えて周辺環境も確認することをおすすめします。
- 自社の事業特性や企業文化、働き方に適している物件（設備、エリア）か
- 最寄りの交通機関や通勤、取引先へのアクセスは問題ないか
- オフィスの利用可能時間
- 駐車場の有無
- 適切なワークスペースは確保できる十分な床面積はあるか
- 騒音、雑音などは気にならないか
- 駐車場の有無
レイアウトの決定（約4ヶ月前）
移転先のオフィス・事務所が定まった後には、レイアウトを決定します。
レイアウトは日々の作業効率に大きく影響し、配置によって動作効率の変化や従業員同士のコミュニケーションや連携にも影響を及ぼします。
- 移転する目的を実現できるレイアウトか
- 必要なスペースや設備、会議室の必要数の洗い出し
- 求めるデザインを明確にし、依頼する内装会社の決定
原状回復工事（約3ヶ月前）
旧オフィス・事務所の原状回復工事は約3ヶ月前に発注します。
原状回復工事とは、テナントが退去する際にオーナーが定める初期状態に戻す工事です。
また、原状回復工事では、カーペットやクロス・天井ボードの張り替え、造作・配線の撤去、クリーニングなど多岐に及ぶため、施工した内装や造作物が多いほど高額になる傾向があります。
なお、居抜きで退去する場合や特殊な条件のオフィス・事務所の場合は、原状回復工事を行わずに退去することが可能です。
- オーナーが定める「原状」の状態及び工事範囲の確認
- 工事料金の適正性
- 移転先オフィスに持っていく什器の確認
社内周知・各種手続き（約1ヶ月前）
移転先や日程・スケジュールなど全て決定したのち、社内周知を行います。
社員のスケジュールも鑑みて早めに周知しましょう。
また、移転時には転居届や移転登記、車両がある場合には車庫証明など、様々な届出手続きが必要です。
| 手続き内容 | 届出先 | 提出期限 |
|---|---|---|
| 防火対象物使用開始届出書 | 転先所在地を管轄する消防署 | 移転当日7日前までに |
| 防火対象物工事等計画届出書 | ||
| 防火・防災管理者選任届出書 | ||
| 消防計画作成（変更）届出書 | ||
| 転居届 | 郵便局 | 移転日・住所確定後速やかに |
| 異動届出書 | 税務署（移転前所在地を管轄） | 移転後速やかに |
| 車庫証明 | 警察署（移転先所在地を管轄） | 移転後速やかに（車両がある場合） |
| 康保険・厚生年金適用事務所の名称及び所在地変更届 | 年金事務所（移転前所在地を管轄） | 移転後5日以内 |
| 移転登記 | 法務局（移転前所在地を管轄） | 移転後2週間以内 |
※状況に応じて内容が変化する場合があります。
※項目は一例です。
オフィス移転時の注意点
オフィス移転は業務品質や働き方を左右する一大プロジェクトであり、入念な計画や準備が必要です。
失敗しないオフィス移転を実現するために注意しておきたい3つのポイントをご紹介します。
入念な計画を立てる
移転を成功させるためには入念な計画が大切です。
諸々の打ち合わせをはじめ、不動産契約を取り巻く各種手続きには日数を要するものが多く存在します。
オフィス移転には関係する企業が複数社となるため、一つの遅れが全体の遅れに繋がることも…。
スムーズに移転を完了するためにも、仲介会社も上手く活用しながら入念な計画を立てるようにしましょう。
退去までにやること、入居までにやることをチェックすると適切な移転時期を把握できるだけでなく、想定外の費用の発生やタスク漏れによるスケジュール遅延を未然に防止できます。
データをバックアップする
移転作業中に何らかの事故が起こる可能性はゼロではありません。
万が一データが破損してしまった場合でも復旧できるよう、バックアップは必ず行いましょう。
特に機密情報や顧客情報の損失は、経営を揺るがす不利益になりかねないので細心の注意を払いましょう。
求める領域に精通した仲介会社に依頼する
仲介会社によって得意とする領域は様々なため、求めるオフィス・事務所を得意とする仲介会社に相談しましょう。
そうすることで、より自社にフィットした提案を受けられたり、条件とマッチした物件に出会いやすくなります。
また、IPPOではスタートアップ・ベンチャー企業に特化した小規模〜中規模の物件情報が豊富で、業界に精通したエージェントによる事業計画や将来を見据えた提案が可能です。
オフィス探しや退去サポートはハイッテまでご相談ください
ハイッテ by 株式会社IPPO（イッポ）では、スタートアップ・ベンチャー企業から100坪以上の中堅企業のオフィス移転もおこなっております。
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監修者
株式会社IPPO 共同創業者 取締役 大隅識文
宅地建物取引士【東京都知事：第237969号】
中央大学卒業後、マスメディア向け制作会社に入社し経営にも携わる。その後不動産仲介会社に転職し、共同創業者として2018年株式会社IPPO（イッポ）を設立。シード・アーリー期のスタートアップ企業から上場企業までオフィス移転取引社数は500社以上、うち居抜きオフィス移転の取引実績は200社以上に達する。オーナーとの関係性も非常に良く、居抜きオフィス移転の実務を知り尽くした、きめ細かなサポートに、オーナー・顧客からの信頼も厚く、リピートが絶えない。
執筆者 ハイッテ編集部
株式会社IPPO全般のマーケティングを担っています。ハイッテの運用のほか、オフィス移転事例や賃料相場、オフィス調査なども行なっております。
