オフィス・事務所の移転をする際は、各機関へ様々な書類を提出しなければなりません。
移転前の管轄へ提出しなければいけない届出や、移転前までに届ける必要があるもの、提出期限も異なります。
本記事では、出し忘れや間違いがないよう、必要な手続きや注意すべきポイントを徹底解説します。
この記事の目次
オフィス・事務所移転の各種届出早見表・手続き一覧
オフィス・事務所移転で必要となる「各種届出」をわかりやすく一覧にしました。
| 各種届出書類 | 提出、届出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 解約通知書 （無料テンプレートがDL可能） | 物件オーナー 管理会社 | 退去の3〜6ヶ月前 ※賃貸借契約書に準ずる |
| 健康保険、厚生年金保険適用事務所名称・所在地変更届 | 年金事務所 ※移転前の管轄 | 移転後5日以内 |
| 労働保険名称・所在地等変更届 | 労働基準監督署もしくは公共職業安定所（ハローワーク） ※移転先の管轄 | 移転後10日以内 |
| 本店移転登記申請書 | 法務局 | 移転後2週間以内 |
| 支店移転登記申請書 | 法務局 ※移転前の管轄 | 移転後3週間以内 |
| 異動届出書 | 税務署 ※移転前の管轄 | 移転後速やかに |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書 | 移転後1ヶ月以内 | |
| 事業開始等申告書 | 都道府県税事務所 ※移転先の管轄 | 事業開始から15日以内 ※東京都の場合 |
| 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 労働基準監督署もしくは公共職業安定所（ハローワーク） ※移転後の管轄 | 移転後10日以内 |
| 車庫証明 | 警察署 ※移転先の管轄 | 移転後速やかに |
| 防火対象物使用開始届出書 | 消防署 ※移転先の管轄 | 移転の7日前まで |
| 消防計画作成（変更）届出書 | ||
| 防火対象物工事等計画届出書 | 移転先の工事着工の7日前まで | |
| 防火・防災管理者選任（解任）届出書 | 移転前日まで | |
| 転居届 | 郵便局 | 移転先住所と移転日決定後速やかに |
| インターネット・電話回線の変更手続き | 契約会社 | 移転先住所と移転日決定後速やかに |
| 銀行口座・クレジットカードなどの金融情報の変更手続き | 移転後速やかに | |
| 取引先への連絡 | – | 移転の1〜2週間前まで |
オフィス・事務所解約に必要な手続き
オフィス・事務所を解約する際、物件オーナーや管理会社に解約予告通知書を提出します。
解約通知書
オフィス・事務所の移転を検討し始めたら、まず最初に賃貸借契約書を確認しましょう。
いつまでに解約通知を出さなくてはいけないか記載があります。
通常、オフィス・事務所を退去する3〜6ヶ月前までに解約通知を出す必要がありますが、物件によって異なります。
年金事務所への手続き
オフィス・事務所を移転する際、適用事業所所在地・名称変更（訂正）届を年金事務所へ提出します。
適用事業所所在地・名称変更（訂正）届
移転前の管轄の年金事務所へ、移転後5日以内に適用事業所所在地・名称変更（訂正）届を提出します。
東京都23区の場合、管轄は基本的に区で分かれていますが、新宿区・杉並区・中野区の場合は全て新宿年金事務所の管轄となります。
管轄外への移転の場合、同一都道府県内の場合は届出日の翌月1日より変更され、同一都道府県外の場合は届出日の翌月1日または翌々月1日に変更されます。
労働基準監督署への手続き
オフィス・事務所を移転する際、労働保険名称・所在地等変更届（一元適用事業所）を労働基準監督署へ提出します。
労働保険名称・所在地等変更届（一元適用事業所）
移転後の管轄の労働基準監督署へ、移転後10日以内に 労働保険名称・所在地等変更届を提出します。
一元適用事業所の場合は労働基準監督署へ提出しますが、建設業や農林水産業などの二元適用事業所の場合、雇用保険は公共職業安定所（ハローワーク）へ、労災保険は労働基準監督署へ提出します。
法務局への手続き
オフィス・事務所を移転する際、本店移転登記申請書と支店移転登記申請書を法務局へ提出します。
本店移転登記申請書
会社を設立した際は、必ず所在地の登記をすることが義務付けられています。
本店を移転した場合は、移転後2週間以内に移転前の管轄の法務局へ本店移転登記申請書を提出します。
また、移転前と移転先で管轄する法務局が異なる場合はそれぞれに書類が必要で、登録免許税として1枚3万円の収入印紙を貼付する必要があります。
支店移転登記申請書
支店を移転した場合も、本店同様申請書を提出する必要があります。
2022年9月に商業登記規則等が改正され、今までは本店と支店両方に申請をする必要がありましたが、本店の管轄法務局へ支店移転登記申請書を移転日から3週間以内に提出すればよいとなりました。
税務署への手続き
オフィス・事務所を移転する際、異動届出書と給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書を税務署へ提出します。
場合によっては、特別徴収義務者所在地等変更届出書や定款変更が必要となります。
異動届出書
移転前の管轄の税務署へ、異動届出書を提出する必要があります。
以前は移転前と移転後両方の税務署への提出が義務付けられていましたが、2017年4月からワンストップ化され、移転前の管轄の税務署のみの提出でよいとなりました。
提出期限は定められていませんが、移転後速やかに提出しましょう。
給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書
移転前の管轄の税務署へ、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書を移転後1ヶ月以内に提出します。
提出が遅れてしまった場合は、後から税金をまとめて納付し、さらに追徴課税を収めなくてはいけない可能性があります。
都道県税事務所への手続き
オフィス・事務所を移転する際、事業開始等申告書を都道府県税事務所へ提出します。
事業開始等申告書
移転先の管轄の税務署へ、事業開始等申告書を提出します。
提出期限は都道府県によって異なり、東京都の場合は移転後15日以内に提出する必要があります。
公共職業安定所（ハローワーク）への手続き
オフィス・事務所を移転する際、雇用保険事業主事業所各種変更届を公共職業安定所（ハローワーク）へ提出します。
雇用保険事業主事業所各種変更届
移転先の管轄の公共職業安定所（ハローワーク）へ雇用保険事業主事業所各種変更届を移転後10日以内に提出します。
処理が完了し、雇用保険事業主事業所各種変更届事業主控が返戻された後、求人票の内容変更手続きを行う必要があります。
警察署への手続き
オフィス・事務所を移転する際、車庫証明を警察署へ提出します。
車庫証明
駐車場の利用がある場合は、移転先の管轄の警察署に自動車保管場所証明申請書を提出します。
提出期限の定めはありませんが、移転後速やかに提出しましょう。
消防署への手続き
オフィス・事務所を移転する際、防火対象物使用開始届出書と防火対象物工事等計画届出書、防火対象物工事等計画届出書、消防計画作成（変更）届出書を提出します。
防火対象物使用開始届出書
建物や建物の一部を使用する場合、移転の7日前までに移転先の管轄の消防署へ防火対象物使用開始届出書を提出します。
居抜き入居など、内装工事を一切せずに入居する場合でも必要な書類です。
防火対象物工事等計画届出書
移転先のオフィス・事務所に内装工事を入れる場合は、工事が始まる7日前までに移転先の管轄の消防署へ防火対象物工事等計画届出書を提出します。
天井に達しない間仕切り壁（ローパーテーション等）の設置のみの場合は届出の必要はありません。
防火対象物工事等計画届出書
移転先のオフィス・事務所で従事する社員が50名以上の場合は、移転の前日までに移転先の管轄の消防署へ防火・防災管理者選任届出書の提出をします。
防火・防災管理者は講習を受ける必要があり、講習修了後に修了証が交付されます。 修了証は、防火・防災管理者選任届出書を提出する際に必要となります。
消防計画作成（変更）届出書
防火・防災管理者選任届出書を出した後、防災管理者は消防計画を作成し移転の7日前までに消防計画作成（変更）届出書を移転先の管轄の消防署へ提出します。
作成した消防計画に基づき、従業員に対し防火防災教育を実施する必要があります。
郵便局への手続き
オフィス・事務所を移転する際、転居届を郵便局へ提出します。
転居届
移転の日程と移転先住所が決まり次第、郵便局へ転居届を提出します。
1年間旧住所に届いた郵便物を新住所へ無料で届けてくれるサービスです。
取引先や顧客に移転のお知らせをしていれば問題ないですが、万が一漏れがあった時のために念の為利用するといいでしょう。
その他の事務所移転の手続き・届出
オフィス・事務所を移転する際、インフラや金融機関、取引先への連絡をします。
インターネット・電話回線の変更手続き
移転の日程と移転先住所が決まり次第、インターネットや電話回線の変更手続きをしましょう。
種類や時期によって、インターネットは2ヶ月程、電話回線は1ヶ月程かかる場合があります。
また、このタイミングで契約プランの確認と見直しをしてもいいでしょう。
銀行口座・クレジットカードなどの金融情報の変更手続き
銀行口座・クレジットカードなど金融情報の変更手続きは移転後速やかに済ませましょう。
変更には通帳や届出印の他、登記簿謄本の原本や法人番号指定通知書の原本が必要な場合があります。
各銀行により異なるため、事前に確認しておくといいでしょう。
取引先への連絡
移転の1ヶ月前から2週間前までに相手に告知が届く様、取引先や顧客へ移転のお知らせを送りましょう。
移転のタイミングで重要な書類が届く可能性もあるため、ギリギリにならないよう注意しましょう。
オフィス・事務所移転で気をつけたい注意点
届出の他に、オフィス・事務所移転の際、気をつけたいポイントは下記の4点です。
- 旧オフィス・事務所の原状回復工事
- 必要書類の整理、荷造り
- 配送業者や引越し業者の手配
- 全体のスケジュール管理
オフィス・事務所を退去する際は、必ず原状回復工事が発生します。
原状回復工事は物件引渡し時（解約日）までに完了させる必要があります。
引渡し日（解約日）に間に合う様に、工事業者とスケジュールを打ち合わせしましょう。
移転前後は、公的な書類が多数必要になります。
いずれも重要な書類ばかりなので、紛失しないようにファイリングをしたりデータでも保存しておくと書類が必要になった際に慌てずに済みます。
また、早めに荷造りは済ませて、このタイミングで不要な物を処分しましょう。
産業廃棄物の回収は自治体によって月に1度の場合もあるため、移転が決まったタイミングで手配しましょう。
年末年始やお盆など長期休暇のタイミングや、4月・9月などの引越しシーズンは配送業者や引越し業者の繁忙期にあたるため、早めに手配すると希望の日程を抑えられる可能性が高くなります。
ギリギリになってしまうと希望の日程を抑えにくくなるだけでなく、料金も他の時期より割高になる場合が多いため、可能であれば繁忙期を避けるといいでしょう。
このようにオフィス・事務所の移転はタスク量が多く時間もかかるため、きちんと専任の担当を立ててミスがないよう慎重に進めるといいでしょう。
担当者は2名以上確保できればベターですが、難しい場合は複数人で確認・協力できる体制を作ったり、信頼できる仲介会社に相談するのをおすすめします。
オフィス探しや退去サポートはハイッテまでご相談ください
ハイッテ by 株式会社IPPO（イッポ）では、スタートアップ・ベンチャー企業から100坪以上の中堅企業のオフィス移転もおこなっております。
お客様の経営課題や今後の事業戦略、採用計画に最適なレイアウトをご提案し、オフィス移転のサポートをご提案いたします。
お気軽にご相談ください。
執筆者 ハイッテ編集部
株式会社IPPO全般のマーケティングを担っています。ハイッテの運用のほか、オフィス移転事例や賃料相場、オフィス調査なども行なっております。
