以前のオフィスではオンラインミーティングスペース不足やトイレが執務室に隣接することによる音の問題に悩まされていたトビラシステムズ株式会社。新オフィスでどのように解決したのか伺いました。
- 会議室が不足し、リモート会議がしづらい
- 執務室とトイレが隣接しており、音が気になる
- トイレの個数が少なく混雑してしまう
- フォンブースと会議室を使い分けてリモート会議も快適に
- トイレと執務室が切り離されたことで音の問題解消
- ファミレス席やオープンスペースなどを実現
目次
会社・サービスについて
トビラシステムズ株式会社の概要をご紹介します。
会社概要
「私たちの生活 私たちの世界をよりよい未来につなぐトビラになる」を企業理念に、テクノロジーで社会課題の解決に挑んでいます。
| 会社名 | トビラシステムズ株式会社 |
| 設立 | 2006年12月1日 |
| 代表取締役社長 | 明田 篤 |
| 所在地（東京オフィス） | 東京都千代田区神田駿河台2-3-6CIRCLES御茶ノ水 10F |
業界・サービス内容
モバイル用・固定電話用・ビジネス用の迷惑電話フィルタ製品を展開しています。詐欺電話や詐欺SMSなどの情報を収集・調査し、特殊詐欺やフィッシング詐欺の対策サービスとしても注目されています。
オフィス移転前の状況について
以前のオフィスでは、ほぼ満席の状態で、会議室数も不足していたことからリモート会議はデスクで行うことも多々ありました。
悩みや移転のきっかけ
直近で採用を行っていたため手狭になったことがオフィス移転検討のきっかけです。席数的には、ほぼ満席の状態でした。
また、東京オフィスはほぼ全員が営業職のため、人数が増えれば増えるほどお客様との通話やリモート会議の数も増え、音の問題も発生しました。以前のオフィスでは会議室が1室しかなかったので、会議室数が不足する際にはデスクでイヤホンをしてリモート会議に臨んでいました。ただ、それが何件も重なるとハウリングや周囲の音が気になってしまいミーティングに集中できない環境になってしまっていました。
また、音の問題はリモート会議だけではなく、男女別トイレが執務室に隣接していることで水を流す音が執務室に聞こえてしまう問題もありました。個数がそれぞれ1室しかなかったため、ミーティング前には並ぶこともあり、その問題を新オフィスで解消したいと思っていました。
オフィス選定の条件
東京はどこも交通の便が良く、どの街も良さがあると思っています。その中で名古屋オフィス・東京オフィス間の出張や東京オフィスから営業先に訪問する際のアクセスの良さが条件でした。東京駅周辺をメインに品川駅や大手町駅、神田駅、秋葉原駅、御茶ノ水駅でオフィスの内見をしました。
また、以前のオフィスが手狭になり音の問題が発生したことから、新オフィスではある程度余裕をもった広さにするために執務室に最低30席とソファスペースやオープンミーティングスペース、ファミレススペース、会議室2室、フォンブースが設置できる広さを条件としていました。名古屋オフィスは専有スペースと別にトイレが設置されており、清掃や音などの問題もなくその良さを感じていたため同じようなレイアウトかどうかも見ていました。
オフィス移転時の状況について
最終的に2つのオフィスで迷ったのですが、このオフィスは最初からスケルトン天井だったことや窓からの景色がいいことから、このオフィスに決めました。
しかし、広さが十分にあり、全体が正方形なのでレイアウトを考えやすいと思い選びましたが、内装のプランを決定するのに苦労しました。
例えば、現在の6名用会議室の横に非常階段があるのですが、当初は非常階段も会議室の中に入れて10名用会議室にしようとしたところ、消防法の関係で会議室とは切り離さなくてはなりませんでした。プラン決定後にそれが発覚したので、パズルのように位置を変更して当初の6名用会議室と10名用会議室の位置を逆にすることで対処しました。
内装は名古屋オフィスで実績のある会社に依頼し、当初の予定通り執務室に30席の他、オープンミーティングスペースやファミレス席も設置できました。特にエントランスは執務室の抜け感とセキュリティも担保したこだわったデザインにしたのですが、元々は複合機を腰壁に隠れるように設置しようとしたところ高さの設計をミスしてしまい複合機は別の場所に置くことになりました（笑）また、眺望の良さを利用して窓際にカウンター席を設置したり、会議室などの間仕切りには予算に応じてガラスを使用して圧迫感のないデザインにしました。
オフィスを移転後の状況について
目に見える数字はまだわかりませんが、社員が喜んでいるのを感じます。
移転してよかったこと
以前は商談がしづらい環境だったのが、フォンブースの設置や会議室の増加により快適に商談をできるようになりました。フォンブースが頻繁に使用されているのを見るくらいです。
以前のオフィスが神田だったこともあり、大きなエリア変更がなかったので社員の通勤面でも問題なさそうです。
IPPOに依頼してよかったこと
まず初動が非常に早く、オフィス提案の際にGoogleマップ上でピン止めして提案してくれたり、コストシミュレーションを出してオフィスごとの初期費用から退去時にかかる費用まで計算してくれたのは助かりました。内見は通常オフィスのみでしたがそこに至るまでに、We Workなどのサービスオフィスとも比較してどこがいいのかを多角的にアドバイスしてくださったので勉強にもなりました。
オフィス移転を検討している方に一言
できるかどうかはわかりませんが、内見時に間取り図をもらって内装のプランも併せて考えながら内見をした方がいいかもしれません。特にこのくらいの広さだとスペースに限りがあるため、どこに何を配置するのかを考えるのが大変でした。
大隅
内装工事をIPPO提携パートナーにて行う場合、内見時に同席していただくことも可能です。
内見時に内装会社も同席することで、内見後のミスマッチ防止にも繋がります。
オフィス探しや退去サポートはハイッテまでご相談ください
ハイッテ by 株式会社IPPO（イッポ）では、スタートアップ・ベンチャー企業から100坪以上の中堅企業のオフィス移転もおこなっております。
お客様の経営課題や今後の事業戦略、採用計画に最適なレイアウトをご提案し、オフィス移転のサポートをご提案いたします。お気軽にご相談ください。
編集後記
以前は音の問題でリモート会議に支障が出ていたという同社ですが、新オフィスではその問題を解決するためにレイアウトを工夫し、無事解消されたそうです。音の問題は入居後に発覚した場合、解消するのが大変なケースがあるため、内見時に入念にチェックしましょう。
