オフィス移転時には、事前に取引先やお世話になっている企業へ、お知らせを送ることがビジネスマナーとされています。
今回はどんな相手にどういう内容でいつ送ればいいのかなどをまとめました。
この記事の目次
オフィス移転の挨拶状を送る際の基本ルールやマナー
オフィスや事務所を移転する際、送付方法と送付する時期、送付先毎にルールやマナーがあります。
オフィス移転の挨拶状の送付方法
移転の挨拶は、今後も長いお付き合いをお願いする気持ちを込めて、ハガキで送ることが一般的です。
メールだけで済ませてしまうと、どうしても簡略な印象を与えてしまいます。
また、メールだと埋もれてしまって見落としてしまうケースもあります。
メールで送った場合は、追って適宜ハガキを送ったり電話で一言連絡を入れるとより丁寧です。
オフィス移転は企業にとって一大イベントであり、中には節目と考える企業もいます。
丁寧な印象を与えられるように、日頃の感謝と一緒に改まった形式で送りましょう。
オフィス移転の挨拶状を送付する時期
移転の1ヶ月〜2週間前に相手に届くように送りましょう。
移転ギリギリに届くように送ってしまうと、取引先が大切な書類を旧住所に送ってしまったり、近くを通ったため挨拶に立ち寄ってくれたにも関わらず、もぬけの殻で取引先を驚かせてしまうなどトラブルに繋がりかねません。
オフィス移転の挨拶状を送付先
普段お世話になっている取引先やお客様に送りしましょう。
顧問弁護士や税理士など業務に関係のある企業や個人へも送る必要があります。
宛名は代表取締役社長や担当部長等、上位職の方宛に送ることが一般的です。
送り忘れがないよう、事前に送付リストを作成しておくと安心です。
挨拶状に書くべき内容・構成
挨拶状に書くべき内容は以下の構成に則りましょう。
- 日頃のお礼
- オフィス移転に関するお知らせ（新住所、地図、電話番号、新住所での稼働開始日など）
- 変わらぬお付き合いのお願い
業務拡張や利便性向上等のアピールを入れつつ、今後の抱負を述べると好印象を与えることができるでしょう。
オフィス移転の挨拶状の書き方（形式）とは
オフィス移転の挨拶状では、「頭語＋結語」、「時候の挨拶」、「前文の挨拶」、「末分の挨拶」に気をつけましょう。
頭語＋結語
文の最初と最後につけるもので、決まった頭語と結語がセットになっています。
オフィス移転の挨拶状の場合は「拝啓」「敬具」が一般的でしょう。
| 頭語 | 結語 | |
|---|---|---|
| 一般的 | 拝啓 拝呈 啓上 一筆申し上げます | 敬具 敬白 拝具 |
| 改まった内容 | 謹啓 恭啓 粛啓 謹白 謹呈 謹んで申し上げます | 敬具 謹言 謹白 頓首 敬白 |
| 緊急の内容 | 急啓 急呈 急白 とり急ぎ申し上げます | 早々 敬具 拝具 草々 不一 |
| 初めての手紙 | 初めてお手紙を差し上げます 突然お手紙を差し上げる無礼をお許しください | 敬具 敬白 謹言 頓首 |
| 再信 | 再啓 追啓 再呈 重ねて申し上げます | 敬具 敬白 拝具 再拝 |
| 返信 | 拝複 複啓 謹復 お手紙ありがとうございました 御状（貴簡、ご書状、お手紙）拝見（拝読）いたしました | 敬具 敬白 拝具 拝答 |
| 略式 | 前略 冠省 略啓 前文失礼いたします 前文お許しください | 草々 早々 不一 不尽 不備 かしこ |
| 訃報 | – | 合掌 |
時候の挨拶
天気や気候、季節の移り変わりなどを用いた挨拶のことで、相手の健康を気遣う意味もあります。
基本は二十四節気にちなんだ書き出しをします。
「○○の候」を使わない場合は通年使うことができる「時下」でも可能です。
また、「○○の候」の方がよりかしこまった印象になりますが、親しい間柄であれば文章を入れると少しカジュアルな雰囲気にすることができます。
できる限りポジティブな内容にするといいでしょう。
| 時期 | 冒頭の挨拶 | 内容 |
|---|---|---|
| 1月 | 新春の候 初春の候 厳冬の候 | 寒さもいっそうに身にしみる昨今、ますます春の訪れが持たれる昨今ですが |
| 2月 | 余寒の候 晩冬の候 立春の候 | 梅のつぼみもほころぶ季節となりましたが |
| 3月 | 早春の候 浅春の候 雪解けの候 | 寒さの中に春の気配を感じる日も出てまいりましたが |
| 4月 | 晩春の候 春暖の候 陽春の候 | 葉桜が鮮やかな季節となりましたが |
| 5月 | 新緑の候 若葉の候 薫風の候 | 初夏の風が薫る清々しい季節になりましたが |
| 6月 | 梅雨の候 初夏の候 麦秋の候 | 紫陽花に乗る雨の雫が美しく䌦く季節になりましたが |
| 7月 | 盛夏の候 大暑の候 猛暑の候 | 連日厳しい暑さが続いていますが |
| 8月 | 残暑の候 晩夏の候 秋夏の候 | 夏も終わりに近づき、夜更けに聞こえる虫の声が心地よい季節になりましたが |
| 9月 | 初秋の候 新秋の候 新涼の候 | 爽やかな秋晴れが心地よく、どこかへ足を伸ばしたくなる昨今ですが |
| 10月 | 仲秋の候 新秋の候 新涼の候 | 街路樹が色づき、秋の深まりを感じる昨今ですが |
| 11月 | 晩秋の候 向寒の候 紅葉の候 | 朝晩の冷え込みが日毎に厳しくなってきましたが |
| 12月 | 初冬の候 師走の候 寒冷の候 | 寒さが身にしみる季節となりましたが |
前文の挨拶
相手の近況を尋ねたり、自分の近況を報告することが一般的です。しかし、最近会ったばかりで相手の近況を把握している場合は前文を省く場合もあります。
| 前文の挨拶 | 内容 |
|---|---|
| 会社の繁栄を願う | 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます |
| 個人の健康を願う | ますますご健勝のこととお慶び申し上げます |
| 普段のお礼 | 平素は格別のご配慮を賜り、厚く御礼申し上げます |
| ご無沙汰のお詫び | 平素はご無沙汰いたしまして、誠に申し訳ありません |
| 初めての連絡 | 突然のお手紙を差し上げる無礼を |
末分の挨拶
相手を気遣う文章を入れましょう。
「お身体ご自愛ください」「変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます」等がよく使われる末文です。
| 末分の挨拶 | 内容 |
|---|---|
| 会社の繁栄を願う | 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます |
| 個人の健康を願う | 変わらむご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます |
| 今後の親交を願う | 変わらむご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます |
| 通知を目的とした文書 | まずはご通知申し上げます |
| 返事を求める場合 | 申し訳ございませんが、ご回答いただければ幸いです |
ハガキでのオフィス移転挨拶状の例文５選
ハガキでのオフィス移転挨拶状の例文を５つ用意しました。ぜひご参考ください。
ハガキでの挨拶状例文①
拝啓
初冬の候、皆様におかれましたはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さてこの度、○月○日より下記住所に移転いたします。
新たな場所で心機一転さらなる飛躍を目指しますので、変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
ハガキでの挨拶状例文②
拝啓
朝晩の冷え込みが日毎厳しくなってまいりましたが、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度弊社事務所は○月○日より下記住所へ移転いたす運びとなりました。
これもひとえに皆様の厚いご支援の賜物と、社員一同心よりお礼申し上げます。
お近くへお越しの際は、是非お立ち寄りください。
今後とも、よろしくお願いいたします。
敬具
ハガキでの挨拶状例文③
拝呈
晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、◯月○日より下記住所へ弊社事務所を移転し営業いたしますので、ご報告させていただきます。
日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので、倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
敬白
ハガキでの挨拶状例文④
拝呈
寒さの中に春の気配を感じる日も出てまいりましたが、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度○月○日より、弊社事務所を下記のとおり移転いたします。
この機会に、さらに皆様のご愛顧を得られますよう一層の努力をいたします。
今後とも何卒ご指導ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。
敬白
ハガキでの挨拶状例文⑤
啓上
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てに預かり御礼申し上げます。
この度、○月○日より下記住所に移転いたしますことをご報告させていただきます。
社員一同、心新たに一層邁進してまいります。
引き続き、ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
拝具
メールでのオフィス移転挨拶状の例文５選
メールでのオフィス移転挨拶状の例文を５つ用意しました。ぜひご参考ください。
メールでの挨拶状例文①
平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。
この度当社は、○月○日より下記住所へ移転いたします。
新住所は大通りに面し、駅からも近くアクセスが良い環境となりますので、どうぞお気軽にお立ち寄りください。
新たな環境で、従業員一同さらに努力いたしますので、今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、まずはご挨拶とさせていただきます。
メールでの挨拶状例文②
平素は格別のお引き立てを賜り厚く感謝申し上げます。
この度弊社は○月○日より下記住所へ移転いたします。
皆様に、さらにご満足いただけるサービスを提供できるよう一層努力いたします。
今後ともご指導、ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。
メールでの挨拶状例文③
平素よりお世話になっております。
この度○月○日より、業務拡大による人員増加のため下記住所へ移転することとなりましたので、ご報告いたします。
改めて日頃のご愛顧に厚く御礼申し上げますとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、まずは略儀ながらご挨拶まで。
メールでの挨拶状例文④
いつも大変お世話になっております。
今回は事務所移転のお知らせでご連絡いたしました。
○月○日より下記住所にて営業する運びとなりましたので、ご報告いたします。
現事務所より駅からのアクセスがよくなりましたので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。
今後とも、さらなる飛躍のため社員一同精進してまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
メールでのご挨拶となり大変恐縮ではございますが、ご報告まで。
メールでの挨拶状例文⑤
いつもお世話になっております。
この度○月○日より、最寄り新宿駅から渋谷駅へ移転することとなりました。
新住所は下記のとおりです。
以前よりも貴社に近くなりましたので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。
新たな環境で、従業員一同さらに努力してまいりますので、今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。
略儀ながら、まずはご挨拶とさせていただきます。
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執筆者 ハイッテ編集部
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