オフィス移転の社内通知のやり方やメリット、メール・書面例文とともに解説

本記事では、オフィス移転の社内通知のやり方やメリット、メールや書面の例文をご紹介します。

社内通知を効果的に行う方法や注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の社内通知の必要性

社員がスムーズに移転後の業務を開始できるよう、事前に社内通知が必要です。

通知を適切に行うことで、荷物の準備や取引先やお客様への対応も円滑に行われることが期待できます。

オフィス移転の社内通知のメリット・デメリット

オフィス移転の社内通知には、メリットとデメリットが存在します。

適切な通知を行うことで、移転のスムーズな進行が期待できる一方、デメリットも考慮しなければなりません。

以下では、それぞれのポイントをご紹介します。

 社内通知のメリット

オフィス移転の社内通知を事前に徹底することは、取引先やお客様を含めた情報の共有を効率的におこなえます。

誤解や混乱を防ぎ、全ての従業員や関係者が正確な情報を把握することが可能です。

また、社内通知をコミュニケーションの機会と捉えることで、従業員が組織の目標やビジョンに対する理解が深まり、企業風土の醸成や従業員のモチベーション向上につながります。

社内通知のデメリット

豊富なメリットの一方で、一定のデメリットが存在します。

情報の透明性が高まることで、機密情報の漏えいリスクが高まることが考えられます。

これにより、企業の競争力低下や法的な問題が発生する可能性があります。以下、社内通知のデメリットです。

オフィス移転チェックリストを無料ダウンロード【エクセル版】やること・タスク、流れを解説

従業員への説明方法

メールや書面での通知だけでなく、社内会議や個別面談の機会を活用して、移転の背景や目的、移転後の業務について説明しましょう。

また、引越しのスケジュールや新しいオフィスのレイアウト、担当業務の変更がある場合は、あわせて明確に伝えることが重要です。

 移転情報の整理

オフィス移転は、事前に情報の整理が重要です。

社内の担当者は、移転先の住所や電話番号の変更を含む必要な書類の準備や、業務に関連する部署間の調整を行います。

また、社員に対する通知や取引先への案内も確実に行いましょう。

必要なタスクをまとめた作業チェックリストを作成し、適切なタイミングで業務をスムーズに進めることができるよう計画的に行います。

 オフィス移転社内マニュアルを作成

オフィス移転における社内マニュアルの作成は、企業内の情報共有や進捗管理に役立ちます。

移転の流れや担当者の連絡先、対応方法などを網羅し易い形でまとめることが望ましいと言えます。

また、引越しの準備作業や当日のスケジュール、各部署の役割分担も明確にしておきます。

さらに、重要な契約や手続きに関するデータの管理方法や、引越し後の業務再開に向けた対策も盛り込んでおくと良いでしょう。

これらの情報を整理し、マニュアルを作成することで、社員の理解が深まり、スムーズな移転が可能です。

 移転説明会の開催

オフィス移転について社員に説明するための説明会を開催することで、社内の認識を統一しやすくなります。

移転の背景や目的、移転先の概要などを総務部や経営陣から説明し、質疑応答の時間を設けることが重要です。

また、社内各部署からの参加者が移転に関する情報を共有し、引越し準備や業務の進め方を明確にすることが効果的です。

必要に応じて、複数回の説明会を開催しても良いでしょう。

社内へのオフィス移転お知らせメールの例文

件名に「オフィス移転のお知らせ」などと明記し、本文では移転日や移転先の住所、アクセス情報など必要な情報を網羅することが大切です。

また、担当者の連絡先や移転に関する質問や相談がある場合はどこへ連絡すべきかも明記しましょう。

最後に、オフィス移転に協力をお願いする文言でメールを締めくくります。

オフィス移転チェックリストを無料ダウンロード【エクセル版】やること・タスク、流れを解説

社外へのオフィス移転の通知方法

また、オフィス移転のお知らせをホームページやSNSに掲載することも広範囲に拡散できるため、検討しましょう。

ホームページによるお知らせ

ホームページを活用してお知らせする場合、事前に担当者とスケジュールを確認し、サイト上に掲載するお知らせや必要な情報を用意しましょう。

お客様や取引先にもわかりやすい形で広範囲に情報提供が可能です。

また、営業日や連絡先、その他サービスに関するお知らせもまとめて記載し、関係者が気軽に確認できるように工夫しましょう。

はがきによるお知らせ

はがきでのお知らせは、郵便を使った古典的な方法ですが、効果的な連絡手段として依然として活用されています。

オフィス移転の場合、担当者が事前に企業や個人の住所や氏名をリスト化し、必要な書類や資料を添付することが重要です。

移転前後のスケジュールや業務内容の変更、電話番号やFAX番号の確認も忘れずに行いましょう。

メール・FAXによるお知らせ

メールやFAXを利用したお知らせは、迅速な連絡や確認が可能であるためビジネスシーンでよく使われます。

お知らせする際には、新住所や電話番号などの連絡先、移転予定日について詳細にお知らせしましょう。

メールの場合は、受信者が簡単に確認できるように件名を工夫し、FAXの場合は、送信漏れがないよう注意が必要です。

お客様や取引先へのメールの例文は以下の通りです。

プレスリリースによるお知らせ

上場企業だけでなく、スタートアップ・ベンチャー企業もオフィス移転の際にプレスリリースを配信してオフィス移転の通知を行うことが主流になりました。

プレスリリースプラットフォームに公開されるものもあれば、メディアに直接配信されるものもあります。

配信の目的によってプラットフォームを使い分けましょう。

スタートアップ・ベンチャー企業のオフィス移転は是非ご相談ください

ハイッテ by 株式会社IPPOは、スタートアップ・ベンチャー企業に特化した居抜きオフィス仲介に加え、豊富な知見とネットワークを活用した、居抜き契約のオフィス移転を得意としています。

定期借家契約のメリットである、人気のエリアで賃料を削減したい、退去費用を削減したいなど創業間際のスタートアップ・ベンチャー企業に最適なオフィス・事務所をご用意しております。