監修者：大隅識文
株式会社IPPO共同創業者/取締役
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オフィス移転には、さまざまな課題があり、オフィス探しから契約から準備、実際の移転作業など多岐にわたります。
将来の事業計画を考慮したら、どのくらいの広さのオフィスに引っ越せばよい？
希望エリアはあるけど、賃料はどのくらいで決めればよい？
今のオフィスが手狭になってしまい、拡張移転をする場合、基本的により広いオフィスを検討します。
その結果、初期費用がかかり、毎月のランニングコストも高くなりがちです。
情報収集にも時間がかかってしまい、業務を圧迫してしまうということも…
今回は、オフィス探しや内見して申込するためのポイント、契約書のどんなところをチェックすべきなのかなど、新オフィスまでの道のりをご紹介します。
オフィス移転は、以下のステップで進めましょう。
この記事の目次
オフィス移転の理由を明確にしましょう
オフィス移転には、事業拡大による増員や生産性の向上、企業ブランディングをしたいなどさまざまな理由があります。
「中途採用が成功していてもう今のオフィスが狭い」
「新卒採用をこれから強化するので広いところに事前に引っ越しておきたい」
「2つのビルにオフィスを借りているため、1つのオフィスにして業務効率をあげたい」
オフィスを探す時には、なぜ移転するのかを明確にしておくことが大切です。
明確にする事で優先順位を決めやすく、様々な項目を判断しやすくなります。
オフィスを選ぶ条件で意識したいポイント
新しいオフィスを選ぶ際、意識したいポイントが複数あります。これらのポイントを確認することで、従業員や会社にとって、最適なオフィスを見つけることができます。
現在の契約書を参考に考える
オフィスの賃料を決める場合、現在の契約書を参考にしましょう。
現在のオフィスの契約書を参考にして、2倍や3倍の広さや予算にすることも方法のひとつです。多くの会社は現オフィスの約2倍程の条件で探す方が多くいらっしゃいます。
エリアを考える
オフィス選びの際、「通勤時間が変わらない、同じエリアで探したい」と考える企業が多く、希望するエリアから条件を広げていきましょう。
最寄駅がひとつの場合、近くのターミナル駅も含めると社員も通勤しやすくなる可能性があります。
駅からの距離は現在のオフィスと最寄駅を参考に、「遠いと感じているか」、「もう少し歩いても良いか」を検討しましょう。
引越時期を考える
引っ越しする時期も重要です。
現オフィスを退去する際、契約期間内に原状回復工事を完了させるケースが多いため、現オフィスと新オフィスの時期を重ねる必要があります。
新オフィスも同様に、契約開始から内装工事を完了した後に引っ越しする企業が多いと言えます。
新オフィスをいつオープンさせたいかを考えて、内装工事や引越しのスケジュールを考えるようにしましょう。
現オフィスの契約書に記載されている、解約予告期間や原状回復、特約（フリーレント違約）などの事項を確認しておきましょう。
オフィス探しはどうやってやるの？
オフィス移転仲介会社は、基本的にインターネットで募集中のオフィスを紹介しています。
検索した結果、気になるオフィスや事務所があれば、問い合わせし、オフィス移転に関する要望を伝えて、提案を受けましょう。
人気のオフィス・事務所や居抜きオフィスは、WEB非公開となっていることもあります。
ハイッテ by 株式会社IPPOでは、厳選したおすすめの居抜きオフィスやセットアップオフィス、新築オフィスビルなどお客様が希望する最適な条件で、複数のオフィス物件をご提案いたします。
オフィスを内見する
オフィス移転の仲介会社は、平日10:00-18:00で日程調整しましょう。
通常、オフィスを内見する際、管理会社の担当者の立会いとなり、オフィス仲介業者とお客様、そして管理会社の3社で入居中区画や空室を内見します。
また、オフィス仲介会社を通じて、管理会社へ内見依頼を打診するため、日中の連絡となります。
即日入居であれば、オフィス仲介会社経由で土日や夜間に見れることもありますが、基本的には、日中の内見であることを理解しておきましょう。
空室の場合（原状回復済み）は、靴を脱ぐことも多いため、歩きやすく、脱ぎやすい靴がおすすめです。
候補となるオフィスビルを複数内見する場合、管理会社の都合や移動時間中に感想を聞きたいという企業も多いため、タクシー移動が望ましいといえます。
希望するオフィスの申込に必要な書類
オフィス移転の仲介会社は、用意する書類を確認しましょう。
入居希望のオフィスに申込をする場合、各ビルオーナーにて審査基準が異なるため、必要書類が変わる可能性があります。
新しいオフィスに入居する際に必要な書類は以下となります。
申込書
申込書には、申込の意思表示をする書面で、どの物件にどの条件でいつから入りたいかなどの旨を記載します。
- 会社名
- 事業内容
- 売上
- 取引先
- 社員数 etc
オフィス移転では、会社の代表者が連帯保証人になることが多く、代表者にも身分証明書コピーや収入証明書、経歴書など用意しなければなりません。
スタートアップ・ベンチャー企業の場合、設立期間によっては、保証会社への加入必須とすることが増えています。
オフィス移転仲介会社を挟まず、直接オーナーとやりとりをする場合、違約金が発生する申込もあります。
オーナーと直接交渉する場合は、注意しましょう。
ハイッテでは、申込書の作成代行をおこなっておりますが、キャンセルしたとしても違約金は発生しません。ご安心ください。
会社謄本（現在事項全部証明書、または履歴事項全部証明書）
多くのオフィスでは、会社謄本（現在事項全部証明書、または履歴事項全部証明書）のみで問題ありません。
オフィスよっては、履歴事項全部証明書の提出が求められることがあります。
決算書（直近3期分のBS／PL／販管費）
3期分の決算書の提出を求められることがあります。
設立2期目であれば、1期分の決算書と今期試算表や事業計画書を用意しましょう。
資金調達済みのスタートアップ・ベンチャー企業は、着金済みの通帳コピーが必要です。
会社概要
審査をする上で、入居企業の事業内容をオーナーに理解してもらう必要があります。事業内容がわかりやすい資料を提出しましょう。
契約書の確認方法
事前に契約する前に契約書の雛形をもらい、確認して合意する必要があります。
オフィス仲介会社は契約内容をお客様と一緒に確認します。もし不明点があれば、オフィス仲介業者に聞いてみましょう。
お客様の中には、顧問弁護士にリーガルチェック依頼をされる方もいらっしゃいます。
重要事項説明及び契約書調印
重要事項説明及び契約書調印には、1時間〜1時間半ほど時間が必要です。余裕を持った日程を調整しましょう。
移転する会社の現オフィスに担当者が訪問し、重要事項説明をおこない、契約書調印をおこなうことが一般的です。
重要事項説明の読み上げよりも入居企業側に記入してもらう書類が多いため、ゴム印を用意してましょう。
契約時の必要書類として、最低限、下記書類は用意しましょう。
保証会社を利用する場合は2部必要になる書類もあるため、事前の確認が必要です。
- 現在事項全部証明書
- 会社の印鑑証明書
- 連帯保証人住民票
- 連帯保証人印鑑証明書
- 会社実印
- 連帯保証人実印
契約金入金日は、オフィス仲介業者より案内があります。
オフィスの引越に必要な手続き
オフィスの引越では、さまざまな手続きが必要です。
| 必要な手続き | 内容 |
|---|---|
| インターネット回線申込〜開通 | 光回線：引っ越しする2〜4週間前には手配 NURO：引っ越しする4〜8週間前には手配 |
| 引越業者の手配 | 引っ越しする2〜5週間前には手配 |
| 火災保険 | 新オフィスの契約開始日前までに加入 契約前に仲介業者がオーナーへ確認を行います。火災保険はオーナー指定の保険会社か任意の保険会社となります。 仲介業者からも業者を紹介してもらうことも可能です。保険加入後、保険証書のコピーをオーナー側へ提出してください。 |
| 電気・水道・ガス | オフィスビルの場合、開通手続きが不要です。 |
| 内装業者 | 入居の申込に合わせ、内装業者と打合せを始めましょう。 内装業者が内装完成図の作成に時間を要します。 また、複数業者にコンペの依頼する時も時間がかかるため、スケジュールに余裕を持って、手配しましょう。 |
オフィス探しや退去サポートはハイッテまでご相談ください
ハイッテ by 株式会社IPPO（イッポ）では、スタートアップ・ベンチャー企業から100坪以上の中堅企業のオフィス移転もおこなっております。
お客様の経営課題や今後の事業戦略、採用計画に最適なレイアウトをご提案し、オフィス移転のサポートをご提案いたします。
お気軽にご相談ください。
監修者
株式会社IPPO 共同創業者 取締役 大隅識文
宅地建物取引士【東京都知事：第237969号】
中央大学卒業後、マスメディア向け制作会社に入社し経営にも携わる。その後不動産仲介会社に転職し、共同創業者として2018年株式会社IPPO（イッポ）を設立。シード・アーリー期のスタートアップ企業から上場企業までオフィス移転取引社数は500社以上、うち居抜きオフィス移転の取引実績は200社以上に達する。オーナーとの関係性も非常に良く、居抜きオフィス移転の実務を知り尽くした、きめ細かなサポートに、オーナー・顧客からの信頼も厚く、リピートが絶えない。
執筆者 ハイッテ編集部
株式会社IPPO全般のマーケティングを担っています。ハイッテの運用のほか、オフィス移転事例や賃料相場、オフィス調査なども行なっております。
