監修者：大隅識文
株式会社IPPO共同創業者/取締役
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リモート勤務が浸透し、メンバー間のコミュニケーション不足に課題を感じている企業が多いのではないでしょうか。
スタートアップ・ベンチャー企業は特に文化醸成が重要ですが、直接顔を合わせて話す機会が少ない場合は事業の成長速度が確実に変わります。
本記事では、コミュニケーションを促すオフィスのポイントや、コミュニケーション強化を目的として移転した企業の事例を紹介します。
この記事の目次
組織崩壊のピンチ？！フルリモートによる弊害
フルリモートは通勤の負担がなくなり、家事育児やプライベートと両立がしやすく、働く側のメリットが大きいです。
しかし組織としてリモートワークの在り方を考えると、デメリットの方が大きいかもしれません。
生産性の低下に繋がりやすい
リモートワーク制度を導入しているからといって、人数に見合わない坪数のオフィスで稼動していませんか。
実はメンバーは好んでリモートをしているのではなく、仕方なくリモートをしているかもしれません。
狭いオフィスは業務に集中できず、生産性の低下に繋がります。
オン・オフのメリハリを付けにくい
リモートワークの場合、プライベートと仕事の境目がなくなるケースもあります。
起床をしたらすぐに仕事ができ、終業時はすぐにプライベートの時間に移すことができます。
通勤時間を削減できる一方で、オン・オフのメリハリを付けづらく、稼働時間外も仕事をしてしまうこともあります。
従って、企業にとっては労働時間が増えてしまうことになります。
コミュニケーション不足で離職率が上がる
リモートワークで業務している中、オンラインでわざわざ雑談をする人は少数派です。
また、新しく入社したばかりのメンバーは特に、些細な質問や疑問を投げることを躊躇ってしまうことがあります。
フルリモートは通勤の負担を減らす面では効果的ですが、コミュニケーションの強化を目的とした場合、デメリットにもなり得ます。
コミュニケーション強化のため人数に見合わない広すぎるオフィスに移転するケースも見受けられます。
しかし、面積が広すぎるとお互いの席間が物理的に離れてしまい、コミュニケーションを取りづらくなるため、「広い空間＝適切な空間」とは限りません。
コミュニケーションを促すオフィスのポイント
リモート勤務が浸透している今、オフィス・事務所が単なる「仕事をする場所」では価値が低いといえます。
- 出社したいと思える空間かどうか
- 他部署同士が円滑にコミュニケーションをとれる体制かどうか
- 先輩・後輩が気兼ねなく相談や雑談をできるスペースがあるかどうか
上記をクリアしていない場合、今後の事業拡大に大きく影響します。
オフィス・事務所より家やオフィス外の方が快適に仕事ができる場合は、必然的にリモート勤務をする社員が多くなります。
それにより、情報の伝達ミスでプロジェクトが滞ってしまったり、気軽に相談や雑談ができないことにフラストレーションが溜まり離職に繋がる可能性があります。
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フリーアドレスで部署間コミュニケーションを促進
フリーアドレスとは、社員それぞれの固定席を作らず、都度自由に席を選ぶワークスタイルです。
固定席の場合、多くが部署毎やチーム毎で島を作っているため、他部署の人の隣で業務する機会は少ないといえます。
フリーアドレスの場合は、様々な部署の人と隣同士で業務できます。近くにいる人が変わるることで新たな発想が生まれたり、会社の動向を把握しやすくなります。
また、部署内のコミュニケーションも密に行いたい場合は、グループアドレスの導入がおすすめです。
グループアドレスとは、部署毎にフリーアドレスの席を作ることです。
人数が多くなればなるほど、隣や前にいる人としか交流できないこともありますが、グループアドレスにすることで、日々部署内の色々な人とコミュニケーションがとりやすいです。
オープンスペースで新たな発想が生まれる
デスクを並べた執務スペースだけでなく、開放的なフリースペースを設けることで、気軽にミーティングや雑談ができ、コミュニケーションに繋がります。
オープンスペースの代表的な例は向かい合わせにソファーが設置されているファミレス席や、ソファを置いたり、小上がりになっているようなリラックススペース（リフレッシュスペース）、立ち話ができるようなバーカウンターなどです。
ソファーなどの柔らかい物に座ったり、椅子ではなく直に地面に座ることで緊張が和らぎ、リラックスした状態で会話ができます。
バーカウンターは距離が近いため、執務室や会議室に比べ心理的距離も近づき、より密なコミュニケーションを取れるでしょう。
ストレスフリーは適正面積であることが絶対条件
オフィス・事務所の適正面積は1人あたり3坪とされています。
1〜2坪でも業務はできますが、少し窮屈さを感じてしまいます。
それに対して4〜5坪だとスムーズな動線を確保でき、ゆとりがある状態での業務が可能です。
6坪以上になると、近くの人とも距離が広がるため、コミュニケーションを取りづらくなってしまいます。
1人あたりの坪数を抑えたい場合は、フリーアドレスにすることで物が散らからず整理整頓できた状態が保たれます。
反対に1人あたりの坪数に余裕を持たせたい場合は、オープンスペースを設けることでコミュニケーション不足解消に繋がります。
レイアウトを変えるだけでコミュニケーションが活性化される？！
※東京都心内でオフィス・事務所移転を検討されている方限定となります。
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コミュニケーションを強化するために移転した企業の事例
コミュニケーション強化できるオフィスへ移転した企業の生の声を紹介します。
顔を合わせる機会を増やして文化醸成を
急激な成長フェーズにあるスタートアップ・ベンチャー企業にとって、従業員一人ひとりが円滑なコミュニケーションを取り、企業文化の醸成をすることは非常に大切です。
それは企業文化の醸成により、事業成長に一役買うこともあるからです。
しかし、企業文化醸成のためには、まず従業員が出社したいと思うオフィス作りが大切です。
【お客様の生の声】A社 代表取締役
一席ずつ借りるタイプのシェアオフィスにいました。成長している会社はコミュニケーションが活発で文化醸成も進んでいます。
シェアオフィスだとリモート勤務を選択する人が多かったのですが、自分たちだけのオフィスを構えたことによって、出社の頻度も上がりコミュニケーションが活性化されました。
以前よりも伸び伸び仕事ができるとメンバーからも好評です。
子連れ出社OKで出社しやすいオフィスへ
リモートワーク制度を導入していたとしても、自宅で育児や家事と仕事を同時進行するのは骨が折れます。
優秀な人材が出産や育児でやむを得ず休業してしまうことは、企業としてももどかしいもの。
オン・オフのメリハリをつけやすいように働く環境を改善すれば、解決できるかもしれません。
【お客様の生の声】B社 代表取締役
他社のオフィスを間借りしていたのですが、移転して子連れ出社OKにしました。
リモートと出社はメンバーそれぞれに任せていますが、オフィスの居心地がいいからと今はほとんどのメンバーが出社しています。
保育園の空きがなく、復帰が先延ばしになりそうなメンバーもいたのですが、早々に復帰してもらうことができて有難いです。
敢えてコンパクトにすることで頻繁な情報共有が生まれる
オフィスは狭すぎても集中できずストレスの原因になりますが、広すぎても情報共有がしにくいものです。
推奨される面積は1人あたり3坪とされています。
【お客様の生の声】C社 取締役CFO
フリースペースを広めにとっていたのですが、コロナの影響であまり使わなくなり空間を持て余していました。
コミュニケーションを密にしたかったので、少し狭めのオフィスに移転したのですが大成功でした。
ちょっとした情報共有も頻繁に発生し、会話も自然と増えて以前より結束力が増しました
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監修者
株式会社IPPO 共同創業者 取締役 大隅識文
宅地建物取引士【東京都知事：第237969号】
中央大学卒業後、マスメディア向け制作会社に入社し経営にも携わる。その後不動産仲介会社に転職し、共同創業者として2018年株式会社IPPO（イッポ）を設立。シード・アーリー期のスタートアップ企業から上場企業までオフィス移転取引社数は500社以上、うち居抜きオフィス移転の取引実績は200社以上に達する。オーナーとの関係性も非常に良く、居抜きオフィス移転の実務を知り尽くした、きめ細かなサポートに、オーナー・顧客からの信頼も厚く、リピートが絶えない。
