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自社に最適なオフィスとは?オフィスの在り方をリアルに想像する|メディスシステム事業部#93

自社に最適なオフィスとは?オフィスの在り方をリアルに想像する|メディスシステム事業部#93

公開日:2024.03.13
オフィスの課題
  • 拠点が2つに分かれてしまい、コミュニケーションが不足
  • システム事業部全員が集まれるスペースが不足
  • トイレ1つで女性が出勤しづらいオフィス環境

オフィス移転後の効果
  • 拠点を1ヵ所に集約、自然なコミュニケーションが発生し連携強化
  • システム事業部50名が集まれる広さを実現
  • 男女別トイレ、テラスなど綺麗でハイグレードなオフィス環境に

株式会社メディス

社名メディスシステム事業部
業種総合医療福祉サービス
※給食サービス、介護サービス、研修/出版サービス
システムサービス、レンタル会議室サービス、開発企画サービス
従業員数320名
課題・拠点が2つに分かれてしまい、コミュニケーションが不足
・システム事業部全員が集まれるスペースが不足
・トイレ1つで女性が出勤しづらいオフィス環境
東京オフィス東京都新宿区西新宿三丁目6番4号 CIRCLES西新宿9階
移転の方法居抜きオフィス移転

株式会社メディスは、「すべての人が平等に良質な医療・介護・福祉サービスが受けられる社会を実現する」ことをビジョンに掲げ、創業より医療業界を代表する成長企業です。

電子カルテ事業や介護サービス事業など、医療業界の進展に合わせて事業領域を拡大し、総合的な医療福祉サービスを通じて社会へ大きな貢献をしています。

株式会社IPPO
取締役 大隅

先進技術を積極的に取り入れ、総合的な医療福祉サービスを提供する株式会社メディスにオフィス移転に関するインタビューを実施。オフィスの在り方や、働き方、オフィスを通じたコミュニケーションの重要性などに着目してお話を伺いました。

今回インタビューを実施した株式会社メディスのメディスシステム事業部は、回復期・慢性期医療の分野を専門に全国で100以上の医療福祉施設を運営する平成医療福祉グループを主な顧客として、生産性と安全性があるIT環境を提供し、病院や介護施設の患者さん・利用者さんが適切なサービスを受けられるように各種システムの自社開発・導入・保守、インフラの設計・構築・運用、コールセンター運営までをトータルに行っています。

同社が手掛ける電子カルテシステム「Aloe」では、標準業務フローを基にしており、医療・福祉に本当に必要なものを届けています。

また、現場と密に連携することでグループの理念である「絶対に見捨てない。」をシステム面からサポートし、患者さんや利用者さんに寄り添ったサービスを実現しています。

「Aloe」とは

電子カルテシステム『Aloe』は、業界標準であるオーダーメードのシステムとは違い、標準業務フローを基にしたレディーメードのシステムです。各病院・施設ごとに個別最適はせず、同業務を標準化することで、効率的なフローとなるよう設計されています。さらに情報を集約したデータベースは、病床稼働率などさまざまな情報予測も病院運営に活用されています。健全な組織体を維持するシステムとしての側面も持ち合わせています。

2拠点によるコミュニケーションが生まれない職場環境

——- オフィス移転のきっかけやお悩みはどんなものがあったのでしょうか。

メディスシステム事業部:システム事業部の中でコミュニケーションを取りやすい環境構築と、採用強化したいという悩みがありました。

以前は2拠点に分かれてしまっていたことに加え、出社するタイミングもバラバラだったのでコミュニケーションが生まれにくい環境でした。

また、トイレが1つしかないことから、女性が出社しづらい状況だったことも要因の一つかもしれません。

このことから2拠点を1拠点に集約して、採用強化や働きやすさ向上のためオフィス移転を検討しました。

——- 2拠点から1拠点への統合や男女別トイレはオフィス移転では、必須条件になりやすいご要望です。その他にもオフィス選びで大切にされていた条件はございますか?

メディスシステム事業部:オフィスの条件として設定していたのは、働きやすいオフィス環境の2つです。

システム事業部はエンジニアが多く在籍するのでリモートワーク制度を導入しており、関東各地にメンバーがいます。

そのためオフィスに常駐する社員は少ないのですが、一定の頻度で全員が集まれる場所を作りたかったので、広さを条件に入れて探し始めました。

2つ目のオフィス環境は、トイレなどの業務と直接的に関係ない部分でモチベーションや出社意欲を削ぎたくない思いから、これからの事業成長も鑑みた拡張性も含めてオフィスの環境を重視していました。

実用面とコスト削減のバランスの中で最高のオフィスを実現

——- オフィス移転時や移転後の様子はいかがでしょうか。

メディスシステム事業部:実際にオフィス移転プロジェクトを進める中で、特にトラブルなどはなくスムーズに進められました。

一方でオフィス移転してしばらく経ちますが、まだ会議室に最適なテーブルがなかったり、収納家具が不足していたりと不完全な状態です。

より社員が働きやすい環境になるようにオフィスレイアウトを変更したり、どの形が当社に最適かを日々試行錯誤しています。

——- 内装のコスト削減も課題のひとつかと思います。今回はコンペを実施されましたが、いかがでしょうか。

メディスシステム事業部:内装工事はIPPOさんにご紹介いただいた3社でコンペを行い、結果として株式会社ヴィスさんに依頼させていただきました。

実用面以外のコストは可能な限り削減したいという要望にも応えていただき、予算内で最大限素敵な内装に仕上げていただきました。

メディスシステム事業部:ただその中で、いかに安くしたとしても実際に働くメンバーの要件が満たされないオフィス環境を作っても仕方ないので、そのあたりを擦り合わせることがプロジェクトマネージャーとしては難しかったですね。

現状はオフィス家具など一旦あるものを使って、実際に使用するメンバーから日々のヒアリングを通じて不都合が生じる様であれば買い足していこうと思っています。

交流の場が増えて、社内コミュニケーションが活性化

——- 今回のオフィス移転では、さまざまな交流の場が生まれたかと思います。

メディスシステム事業部:新しいオフィスでは、屋上テラスや専用バルコニー、清潔感のあるトイレなど、働きやすいハイグレードなオフィス環境を構築できました。

——- オフィス移転をしてみて、どのような変化や効果を感じていらっしゃいますか?

メディスシステム事業部:社内コミュニケーションが非常に活性化されたことです。

バルコニーや屋上テラス、ファミレス席などを導入できたことで、これまで交流が少なかったメンバー同士でランチに活用していたり、終業後に飲み会が開かれており、とてもいい雰囲気を感じています。

自分たちでオフィスの理想像をリアルに想像することが大事

——- 今回、弊社にご依頼いただいて、よかったことなどありましたら、教えてください。

メディスシステム事業部:以前のオフィスもIPPOさんに仲介していただいていたため、当社の事情や何を求めているかなど、具体的に把握しているのはIPPOさんしかいませんでした。

当社の要求と現状を伝えてすぐにプランをご提案いただけたので、スムーズに進めたので良かったですね。

オフィスに何を求めていてどのようなオフィスを実現したいのか、社内である程度ビジョンが定まっていないと、求めるオフィス環境は実現できません。

なので、まずは自分たちでオフィスの理想像のようなものをリアルに想像して、それを仲介会社に伝えるプロセスを踏むことが、良いオフィス移転への近道だと考えます。

——- ありがとうございます!具体的にどういったところに力を入れられましたか?

メディスシステム事業部:例えば、当社の場合、事業部の特性上エンジニアが大半を占めるので、フルリモートの方がコストを抑えられます。

しかし、組織が成熟していないためフルリモートでは業務が円滑に回らず、一方で完全出社では、コミュニケーションを取ることが目的になり、本質的な業務改善とは程遠く合理性を損なってしまいます。

そのため、業務内容を考慮し、出社とリモートをフレキシブルに取り入れたハイブリッド環境で、リアルなコミュニケーションをいつでも取れる場所としてオフィスを構えることにしました。

なぜオフィスが必要で、オフィス移転によりどのような状態や効果を期待するのか、解像度を高めることが最適なオフィスへ移転する上で効果的です。

——- 引き続き、ハイッテ by 株式会社IPPOはオフィスを通じて、お客様の成長に尽力させていただければと思います。今回は貴重なお話、ありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものとなります。

株式会社IPPO 代表取締役社長 関口 秀人

営業担当者
株式会社IPPO 代表取締役社長 関口 秀人
宅地建物取引士【東京都知事:第101772号】
近畿大学卒業後、新卒で不動産仲介会社に入社。その後、不動産業界の経験を経て、株式会社IPPO(イッポ)を設立。主要大手デベロッパーとの契約を全て経験しており、何万坪でも対応可能。「どの街に、どこが運営している、どんなビルがあるか」、東京都内の最新不動産マーケット情報を常に把握しており、まさに不動産生き地引といえる。また、不動産業界経験14年の中で、10年以上お付き合いのあるお客様も多く、顧客上場社数は20社以上、顧客EXIT社数は30社以上にのぼる。各企業の成長フェーズに合わせた課題とソリューションのノウハウがあり、関わったお客様は皆上がっていく傾向あり。

関口 秀人のプロフィール>>

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