セールスが輝く環境を作るために行う管理部の挑戦と日々の工夫

本記事では、IPPOの管理部が日々行っている仕事と、それがどのようにセールスメンバーの働きやすさにつながっているかをご紹介します。

備品管理で生まれる「安心感」

オフィスの備品が整っていることは、仕事をスムーズに進めるうえで欠かせない要素です。文房具や印刷用紙、消耗品など、必要な備品が常に揃っていることは、社員にとって当たり前の環境かもしれません。しかし、その「当たり前」を実現するためには、管理部が影で欠かさず管理し、発注し、補充するという地道な作業があります。

例えば、急ぎの資料を印刷する際に「トナーが切れていた！」なんてことがないよう、管理部は常に在庫を把握し、事前に準備を進めています。このような細やかな気配りが、社員の業務に「安心感」をもたらし、無駄なストレスを排除しているのです。

契約書や請求書の管理で生まれる「信頼感」

IPPOでは、不動産業務を中心に数多くの契約書や請求書の取り扱いがあります。それらの書類を適切に管理し、迅速に発行・対応することも、管理部の大切な役割です。これによって、社内の業務プロセスがスムーズに進むだけでなく、取引先との信頼関係を構築する基盤が作られています。

例えば、営業部門が提案するスピードを上げるためには、契約書の迅速な対応が欠かせません。その背景には、管理部が正確かつ効率的に処理を進める姿があります。このような「縁の下の力持ち」の役割を果たすことで、社員全体の信頼感と仕事の効率が向上しています。

入社時のデバイス準備で生まれる「快適さ」

新しい仲間を迎えるとき、管理部の仕事が真っ先に活躍します。入社時に必要なデバイスの準備やアカウント設定を事前に整えることで、社員が初日からスムーズに業務をスタートできるようサポートしています。

例えば、新しい社員が入社する際には、以下の準備が行われます。

こうした準備が整っていることで、新しい社員はストレスなく業務をスタートでき、チーム全体の活力も高まります。「準備が完璧でした！」と笑顔で入社初日を迎える社員の姿を見るたびに、管理部のやりがいを感じます。

他部署の業務効率化を支える「連携力」

管理部の役割は、単に日常業務をこなすだけに留まりません。他部署が効率的に業務を進められるよう、さまざまな形でサポートを行っています。たとえば、業務フローの見直しやツールの導入提案、資料作成の効率化を進めることで、部署間の連携を円滑にし、業務全体のスピードを向上させています。

最近では、セールスチームが使用する契約書のリーガルチェックフローや決済承認フローを見直し、必要な情報を簡単に入力できるようテンプレートを作成しました。これにより、セールスメンバーが提案や契約に集中できる環境を整えました。

イベント準備で生まれる「一体感」

IPPOでは、社内イベントの準備にも管理部が欠かせません。忘年会や納会、新入社員歓迎会などの社内イベントは、社員同士の絆を深め、コミュニケーションを活性化させる場として非常に重要です。

管理部は、イベントの企画段階から運営までを一貫してサポート。会場手配や備品準備、タイムスケジュールの調整まで、細部にまで配慮した準備を行います。これにより、イベントがスムーズに進行し、社員がリラックスして楽しめる空間を提供しています。

例えば、昨年の忘年会では、管理部が全社員の好みに配慮して、飲食メニューを事前に調査。結果的に、多くの社員が「今年の忘年会は特に楽しかった！」と満足度を表してくれるイベントとなりました。

「働きやすさ」を支える管理部の価値

備品管理、契約書・請求書対応、入社時のデバイス準備に加え、他部署の業務効率化サポートやイベント準備を通じて、管理部はIPPO全体の基盤を支えています。これらの活動が社員に「安心感」「信頼感」「快適さ」「一体感」を提供し、結果として全社の生産性と働きやすさを向上させています。

管理部が目指しているのは、「社員が自分の仕事に集中できる環境を作ること」。そのために、細やかな観察、確実な実行、そして周囲を巻き込む主体性を発揮し、IPPOのバリューを体現しています。

まとめ

管理部の仕事は、目立たないかもしれませんが、その存在が社員の「働きやすさ」の基盤となっています。IPPOの総務チームはこれからも社員一人ひとりが輝ける環境を作るため、挑戦を続けていきます。

「働きやすい環境があるからこそ、思い切り力を発揮できる。」そんな声を聞けることが、管理部にとって何よりの喜びです。これからも社員が安心して働ける環境づくりを支え、IPPOの成長を裏からサポートしていきます！

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