オフィス移転チェックリストを無料ダウンロード！やることやタスク、流れを解説

オフィスの移転では、解約手続き・物件選定・契約・内装工事・引っ越し・届出などやらなければいけないことがたくさんあります。それに伴い、確認すべき事項や必要書類を用意し、オフィス移転仲介業者や内装業者、そして社内調整が必要です。漏れがあるとトラブルに発展しかねません。入居から退去までの流れを理解し、スムーズにオフィス移転を進めましょう。

本記事では、オフィス移転についてのノウハウを解説した上に「【エクセル版】無料オフィス移転のチェックリスト」を無料配布しています。記事を最後まで読み進めて頂ければ、オフィス移転に必要な知識が得られます。また、オフィス移転チェックリストも入手でき、スムーズなオフィス移転が実現できるでしょう。

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オフィス移転のチェックリストの必要性

オフィス移転の大まかなスケジュールは上記の図の通りです。

スケジュールがずれると、賃料を二重で払わなくてはいけなくなってしまったり、業務が止まってしまったりといったことが起きてしまいます。特に契約周りは「移転の⚪️日前までにしなければならない」事項が多数あります。「【エクセル版】無料オフィス移転のチェックリスト」を確認し、事前に計画を立てましょう。

坪数が少なければ期間を短縮して準備や引っ越しが可能ですが、坪数が大きくなるとこれよりもさらに余裕をもったスケジュールで準備を開始することをおすすめします。

オフィス退去・入居の全体の流れ

オフィス移転時には、移転の全体の流れを把握することが重要です。オフィス移転時の流れや必要な手続きを現オフィス退去時、新オフィス入居時に分けて、スケジュールを組み立てましょう。

【オフィス退去の全体の流れ】

オフィス返却日の6ヶ月前	物件オーナーか管理会社に解約予告通知書を提出
移転日から契約期間満了日まで	オフィスの原状回復工事の実施

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現オフィスの解約予約の手続き（オフィス移転6ヶ月前）

オフィス移転では、まず現在利用しているオフィスの解約手続きから始まります。退去までの流れややるべきことを整理しましょう。

オフィス退去時は、物件オーナーもしくは管理会社に対して多くの場合、オフィス退去日の6ヶ月前までに解約予告通知を行います。通知する期日は賃貸借契約ごとに異なるため、解約予告通知を退去日から何ヶ月前までに行う必要があるのか確認しておきましょう。物件によっては、退去日の1年前までに通知する契約になっている場合もあります。

また、解約予告期間については、交渉できる可能性があります。退去と入居のタイミングが上手くいかない場合、賃料の二重支払が発生してしまいます。次の物件のフリーレントを交渉することも視野に入れ、必要に応じて現契約の解約予告期間を短くできないか物件オーナーに交渉をします。この際に仲介業者を活用すると交渉がスムーズになる傾向があるため、検討してみるのもいいでしょう。

ただし、解約予告の撤回は原則不可（民法540条2項）となっているため、新オフィスの入居可能時期の確認を行った後、移転スケジュールを組みましょう。

【参考】解約予告の撤回は原則不可 | 公益社団法人 東京宅地建物取引業協会

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原状回復工事（オフィス移転3ヶ月前）

オフィスを退去する際は、借りた時の状態に戻すことが義務付けられています。これを原状回復義務といいます。

原状回復をする箇所は下記が基本ですが、物件や賃貸契約によって異なるため「原状回復基準書」を確認しましょう。

▼原状回復項目

No.	項目
1	テナント内の間仕切りの撤去（ドアやガラスなども含む）
2	造作物の撤去
3	壁が壁紙の場合は全面張替、壁が塗装の場合は全面塗装
4	天井が壁紙の場合は全面張替、天井が塗装の場合は全面塗装
5	床がタイルカーペットの場合は全面張替、OAフロアの場合は高さ調整や破損は交換
6	照明（配線も含む）の撤去、回復、清掃、管球の交換
7	窓、ブラインドの回復、清掃
8	設備を移設や増設した場合は元に戻す（空調や火災報知器、スプリンクラーなど）
9	原状回復が終了した際のクリーニング、エアコンなどのクリーニングなど

また、原状回復工事の業者の選定は基本的には不可とされていますが、念のため事前に賃貸借契約書を確認しましょう。原状回復工事は、明け渡しまでに完了する必要があります。

原状回復工事に係る期間や費用は、オフィスの広さや内装によって大きく変動するため、早めに工事業者に連絡をとり見積依頼をしましょう。特に年末年始やお盆などは業者が休みの場合が多いため、注意が必要です。

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オフィスに入居するまでの流れのチェックリスト

【オフィス入居の全体の流れ】

【移転6ヶ月以上前】	・オフィス移転の目的を明確にする ・移転計画を立案し始める ・新オフィスのレイアウトなど内装工事の準備を開始 ・新オフィスの賃貸借契約を締結
【移転6ヶ月前～3ヶ月前】	・物件オーナー・管理会社へ解約予告通知を行う ・備品の購入や不要な備品を処分
【移転2ヶ月前】	・引越し業者の選定 ・取引先へ移転の挨拶状を送付 ・新オフィスの内装工事開始
【移転1ヶ月前～移転日】	・引越し作業開始 ・株主総会の決議 ・不要物を全て撤去 ・ホームページの更新 ・各種届出

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移転理由を明確にする（オフィス移転8ヶ月前）

「そもそも何故オフィス移転をするのか」を明確にしましょう。また、現在のオフィスの課題を洗い出し、移転先オフィスで改善できるか考えて条件設定を確認するとスムーズです。折角オフィスを移転するのであれば、立地・広さ・設備・コスト・時期など全体で見てできる限り「いいオフィス」に移転したいところですが、たくさんMUST条件を設定してしまうと物件探しは難航します。

目的・課題を明確にし、それらを叶えることができる条件をMUSTとして、他の希望は＋αで探すといいでしょう。

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目的に合わせて条件を決める（オフィス移転8ヶ月前）

オフィス探しはMUST条件と＋α条件と分けて考えることが重要です。軸となるMUST条件項目は下記の4つで考える場合が多いです。

• 移転時期
• 立地（区、駅、沿線）
• 広さ（坪数・使用人数）
• コスト（費用）

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【移転目的の事例①】5月現在手狭と感じるオフィスにいて、採用を進めたい

半年後（11月）までに7名増員することが決定したため、オフィス移転する場合は早急に動かなければならない。
しかし、新卒採用も同時進行しているため、11ヶ月後（4月）に更に複数名増員となる見通し。

直近の従業員数で考えてしまうと、折角オフィス移転をしてもすぐ次の移転先を探すことになります。その場合、フリーアドレス制を導入したりレイアウト変更などで凌ぎ、4月に合わせて移転することもできます。年間の採用計画と照らし合わせて、2年を目処に適切な広さを設定しましょう。

立地については、ブランディングや取引先とのことだけを考えて選定すると、社内メンバーが通勤しにくくなってしまう場合もあるかもしれません。交通費や出社体制にも関わってくるため、通勤のしやすさも考慮した移転をおすすめします。

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【移転目的の事例②】オフィス出社を促し、社員のコミュニケーションやモチベーションを高めたい

会社の売上も上がり、採用計画を基にオフィス移転を検討中。多様な働き方を導入する取引先も増えており、既存の会議室ではなく、オンライン会議やリモートワーク社員との会議に対応できる会議室や会議スペースを考えている。
また、男女問わず、快適な職場を実現し、同時に社員の安全も守れるオフィスを検討したい。

オフィス移転検討時には、会議室の数や男女別トイレの有無、新耐震基準などがよく条件に挙がります。近年オンライン会議が増えているため、会議室とは別にオンライン会議を複数名できるスペースがあると働きやすいです。ランチやオープンミーティングができるファミレス席や、オンライン会議ができるフォンブースも人気です。

男女別トイレは、メンバーが男性のみ・女性のみであれば別れていなくても構いませんが、それぞれあるとお互い気を遣わずに済みます。

新耐震基準は、事前にオーナーやビル管理会社に施工年数を確認して耐震基準を満たした物件をリサーチしましょう。

新オフィスの選定（物件探し）（オフィス移転7ヶ月前）

新オフィスの選定では、特に立地が重要です。オフィスの立地は従業員のモチベーションに直結しやすい要因のため、慎重に選定しましょう。オフィス移転の目的のひとつに、業務効率化や賃料削減が含まれる場合、自社の経営状況や業務内容に理解を示すオフィス移転仲介会社に依頼しましょう。探すときはエリアや広さ（坪数）、坪単価だけでなく、オフィスに常駐する人数や物件タイプ、設備についてもこだわるようにしましょう。

▼オフィス物件検索フォーム例

ハイッテ by 株式会社IPPOでは、「エリア」「広さ（坪数）」「坪単価」のほか、「推奨人数」や「物件タイプ」、「設備・条件」も検索条件に含めることができます。希望に合った物から少し条件を広げたものまでオフィス物件が探せます。気に入ったオフィスはメモを残したり、お気に入りに登録して、こういうイメージで探している旨をお伝えください。

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その後は、ひとまずいくつかのビルを内見することをおすすめします。実際に見てみることで、条件に挙げていたものの少し緩和してもいい部分や、逆に気にしていなかったもののここは条件として挙げないと不便だという点を洗い出すことができます。

必要書類の準備（オフィス移転6ヶ月前）

オフィス移転では、登記簿謄本や会社概要、決算書などの書類を提出する必要があります。他社とバッティングした場合、早い者勝ちになってしまうこともあるため、必要書類は事前に用意しておくとスムーズです。

また、個人事業主でオフィス移転後に法人化する場合は、契約時に所得証明や本人確認書類なども必要になるため、内見前にオフィス移転仲介業者に審査に必要な書類を確認しておきましょう。

申込後は「入居審査→契約書内容の確認→契約金の入金・署名捺印→契約完了」が移転手続き方法となります。こちらの手続きでは、印鑑証明書の原本や会社印・代表印が実印で必要です。

審査は多くの場合1〜2週間程度で完了しますが、申込状況や坪数などによりそれ以上かかる場合もあります。

契約金の入金では、敷金・礼金・前家賃・保証会社利用料などを支払います。決算や資金調達の入金のタイミングに合わせたい、などがあればそれも加味した移転スケジュールを組みましょう。

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レイアウト、内装決め（オフィス移転5ヶ月前）

オフィスのレイアウトや内装は、稼働のしやすさだけでなくメンバーのモチベーションに繋がる他、取引先や求職者などの会社に対する印象も左右します。また、採用のしやすさや社員のエンゲージメントにも影響するため、できる限り時間をかけて考えられるよう移転スケジュールを組みましょう。

レイアウトを決める際は、稼働状況や採用人数から、必要なデスク数やスペースを考えます。フル出社のメンバーとハイブリッドワークのメンバーがいる場合、デスクはフル出社のメンバー分用意して、ハイブリッドワークのメンバーはフリーデスクにするなど工夫すれば、無駄なスペースを作らずに済みます。

さらに全体のコンセプトを決めて考えると、オフィス家具の選定もスムーズなためおすすめです。内装業者は複数見積りを取ったり過去事例を集めて、よりイメージを具現化し、スケジュール通りに進めてくれる内装業者に依頼しましょう。

オフィス家具の選定と発注（オフィス移転4ヶ月前）

オフィスコンセプトや内装に合わせて、家具を選定しましょう。特にデスクやチェアは業務効率にも関係してくるため、値段を抑えることを優先してしまうと結局買い替えなくてはいけなくなる可能性があります。できればショールームで実物を見て、座り心地や作業のしやすさを確認することをおすすめします。

また、最近ではオフィス家具のサブスクも多くあります。坪数が少ない場合や、次の移転予定が決まっている場合はサブスクを利用して費用を抑えてもいいでしょう。また、サブスクであれば使い心地が合わない家具の入れ替えも容易にできるため、お試しで使用してみて気に入れば購入するという使い方ができるサブスクもあります。

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オフィス移転に必要な業者選定とスケジュール確認（オフィス移転3ヶ月前）

各業者の選定と依頼を済ませましょう。特に、移転後にインターネットが繋がらないという事態にならないよう、Wi-Fiの手配は早めに依頼しておくことをおすすめします。インターネットの種類や依頼のタイミングによっては導入するのに2ヶ月近く時間が必要なケースもあります。

また、スケジュールの最終確認をして漏れがないかチェックしましょう。当日まで逆算して間に合うかどうかもここで改めて確認すれば、まだ多少は余裕があるはずです。移転直前で慌てることのないよう、入念にチェックして移転当日を迎えましょう。

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社内・社外告知（オフィス移転2ヶ月前）

社内については、告知すると同時に新住所を記載した名刺などの印刷物の手配を済ませましょう。社外については、移転の1ヶ月から2週間前までに相手に告知が届くよう手配をしましょう。取引先の場合、移転のタイミングで重要な書類が届く可能性もあります。ギリギリになりすぎないように事前にリストを作成し、新住所の連絡漏れがないよう注意しましょう。

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内装業者の選定のチェックリスト

内装業者は、企業のイメージを形にし、業務遂行に欠かせない設備を導入するなどオフィス移転では欠かせない存在です。使い勝手はもちろん、デザインやコスト面など自社の希望に合う業者選定が必要です。複数業者に話を聞いたり見積もりをとって、ベストな選択をしましょう。

内装工事に必要なチェックリスト

No.	項目
1	移転目的に応じたレイアウトが実現できているか
2	工事スケジュールが退去・入居スケジュール内に収まっているか
3	工事日が別テナントとバッティングしていないか
4	消防法を遵守した間切り、レイアウト、内装になっているか
5	空調設備の追加や設置位置が適切か
6	電源の位置と数が適切か
7	執務スペースや収納スペースが十分か
8	内装工事費用の最終確認が済んでいるか

上記の項目は、業者に任せきりではなく自社でも確認しましょう。万が一トラブルになってしまうと、余計な出費や工数がかかります。

電気や通信、空調、セキュリティは重点的に確認を！

オフィスの内装は従業員のモチベーションを高める要素のひとつです。そのため、オフィスの内装工事内容は、慎重に計画を立てましょう。また、電気や通信、空調設備、そしてセキュリティに関する工事はオーナーやビル管理者が指定している業者に依頼しないといけない場合があるため、事前の確認が必要です。工事にはA工事、B工事、C工事と呼ばれる工事費用負担区分が決められています。

	施工業者	費用負担
A工事	オーナー指定	オーナー
B工事	オーナー指定	テナント
C工事	テナント指定	テナント

一方で、内装業者の指定がない工事の場合、内装業者の指定とスケジュール作成はすべて自分たちで行わなければなりません。工事がバッティングしないように各内装業者（内装工事専門業者、電気設備工事専門業者、水回り設備専門業者など）との打ち合わせを実施します。

内装工事は坪数によって1ヶ月以上かかるケースがあり、工事発注期間を含めると内装業者の選定は移転3ヶ月前までに済ませ、複数の内装業者と相見積もりをとり、内装費用が適切かどうかも併せて確認することが大切です。

大手の内装工事業者に工事依頼をすれば、各専門業者をまとめて手配してくれるため、工事費用が高くなる傾向があります。一方、自社で各専門業者を手配すると手間はかかりますが費用を抑えることが可能です。大手内装工事にすべての手配を任せるか、自分で手配し費用を抑えるかはあらかじめ決めておきましょう。

各種届出について

オフィス移転に伴う各種手続きと届出先は以下となります。

手続き内容	詳細	必要な書類など	期限
株主総会の決議	決議と定款変更	株主総会議事録 総従業員の同意書	移転の1週間前まで
法務局への届出	法人所在の変更登記	本店移転登記申請書 取締役過半数の一致を証する書類 印鑑届出書	移転から2週間以内
新住所の印鑑カード取得	印鑑証明に必要	印鑑カード交付申請書	登記申請から1週間以内
新住所の登記簿取得	税務署などの手続きに必要	登記簿本交付申請書	登記後すぐ
税務署へ届出	異動事項に関する届出などを提出	異動事項に関する届出 消費税異動届出書 給与支払事務所などの移転届出書	登記後すぐ
都道府県税事務所 市区町村へ届出	異動届を提出	異動届 本店移転後の登記簿謄本	自治体の定めによる
年金事務所へ提出	健康保険や厚生年金保険の変更届	健康保険や厚生年金保険適用事業所所在地の名称変更届 本店移転後の登記簿謄本	移転から5日以内
労働基準監督署へ届出	所在地などの変更届	労働保険名称や所在地など変更届 本店移転後の登記簿謄本	移転の翌日から10日以内
ハローワークへ提出	所在地などの変更届	雇用保険事業主事業所変更届 本店移転後の登記簿謄本 労働保険名称や所在地など変更届の控え	移転の翌日から10日以内
従業員居住地へ届出	住民税の源泉徴収に関する届出	特別徴収義務者の所在地や名称など変更届	移転後すぐ
許認可先へ提出	所在地の変更届	異動届または変更届	移転後すぐ
利用サービスの住所変更手続き	銀行などの住所変更	利用サービスごとに決まった書類	移転後すぐ
従業員通勤手当の見直し	通勤距離などが変わるため見直し	－	移転の月末まで

法務局

「本店移転登記申請書」を法務局に移転した日から2週間以内に提出します。支店の場合は「支店移転登記申請書」を移転した日から3週間以内に提出します。また、移転前と移転後で法務局の管轄が変わる場合は、どちらにも書類を提出する必要があることと、定款の変更も必要となるので忘れないようにしましょう。

税務署

「異動届出書」を移転後すみやかに、「給与支払事務所等の解説・移転・廃止の届出書」を移転後1ヶ月以内に提出します。また、移転前と移転後で納税地が変わる場合は、移転前と移転後それぞれ管轄の税務署に提出する必要があります。

都道府県税事務所

「事業開始等申告書」を移転後すみやかに提出します。移転前と移転後の両方のオフィスを管轄する税事務所に提出する必要があります。税事務所によって書類の作成方法や提出期間が異なるため、事前に確認するといいでしょう。

社会保険事務所

「適用事業所名称・所在地変更届」を移転後5日以内に提出します。法人の場合は、登記簿謄本のコピー、個人事業主の場合は事業主の住民票のコピーも必要になります。移転前の社会保険事務所に提出する必要があるため、間違えないようによく確認しましょう。

労働基準監督署

「労働保険名称・所在地等変更届」を移転後10日以内に提出します。移転先のオフィスを管轄する労働基準監督署に提出する必要があります。ここで受け取った控えを持って公共職業安定所（ハローワーク）に行く必要があります。二度手間にならないよう気をつけましょう。

公共職業安定所（ハローワーク）

「事業主事業所各種変更届」を移転後10日以内に提出します。移転先のオフィスを管轄する公共職業安定所（ハローワーク）に提出する必要があります。労働基準監督署で受け取った控えが必要になるため、忘れないように注意しましょう。

郵便局

「転居届」を移転後すみやかに作成します。窓口に行く場合は、社員証などを忘れずに持参しましょう。オンラインサービスでの手続きも可能です。移転前の住所に届いた郵便物を1年間新住所に届けてくれるので、もしものことを考えてオフィス移転前に手続きすることをおすすめします。
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オフィス移転を成功させるポイント

オフィス移転を成功させるには、以下の4つのポイントを押さえておく必要があります。

• オフィス移転時は余裕のあるスケジュールを組む
• オフィスの契約内容を確認
• 原状回復工事のトラブルには要注意
• 従業員の働きやすさに配慮したオフィスにする

オフィス移転時は余裕のあるスケジュール組む

オフィス移転時はやらなければならないことが多いため、余裕のあるスケジュールを組んでおきましょう。スケジュールにゆとりを持つことで、想定外のトラブルやタスクの抜け漏れに対応することが可能になります。特にオフィス選定する時間と、新オフィスの内装工事を検討する時間は十分に取らなければなりません。これらは従業員のモチベーションに関わるため、新オフィスの立地や設備内容、内装工事のコンセプトなどはじっくりと検討しましょう。

オフィスの契約内容を確認

オフィスの契約内容は移転準備やスケジュールに影響を与えるため、内容を確認しておきましょう。賃貸借契約書には、オフィスの入居時・退去時における注意点や施工業者の選定から施工に必要な内容が記載されています。上記のように、自社のみでオフィス移転の計画が立てられないため、移転計画に遅れが生じる可能性があります。オフィス移転を成功させるために、契約書の内容は事前に確認しておきましょう。

原状回復工事のトラブルには要注意

原状回復工事とは、オフィスを退去する時に行う、借りた時点での状態に戻す工事です。天井や、壁、床の張替もしくは、塗装に電気配線撤去とクリーニングが主たる工事内容です。原状回復の範囲は賃貸借契約により異なるため、移転時には自社の工事範囲をあらかじめ確認しておきましょう。原状回復工事について賃貸借契約に記載がない場合は、国土交通省が公表している「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を参照しましょう。そして、このような場合は原状回復工事を開始する前に、賃貸人とどこまで原状回復工事を行うのか打ち合わせをしておきます。あらかじめ打ち合わせをしておくことで、賃貸人と賃借人との認識の違いをなくせます。

従業員の働きやすさに配慮したオフィスにする

オフィスの立地や環境は従業員のモチベーションに直結するため、慎重に検討を進めましょう。従業員の働きやすさに影響を与える主な項目は次の通りです。

• 冷暖房の効きが悪いもしくは強すぎる
• トイレの数が少ない
• インターネット速度が遅い
• 交通の便が悪い

このように小さなことでも、毎日1日の大半をオフィスで過ごす従業員にとってはストレスに感じてしまいます。計画段階からこのような事項まで配慮することで、新オフィスでは改善できるように準備します

コスト削減のポイント

オフィス移転には、時間だけでなく多くの費用がかかります。全体の費用を確認し、削減できる部分を探すのがポイントです。

【退去時にかかる費用】

• 原状回復工事費（クリーニング費含む）
• 違約金（契約期間中の解約の場合）
• 廃棄物の処理費用

【入居時にかかる費用】

• 前賃料、敷金、礼金、仲介手数料、火災保険料、保証会社加入料
• 内装工事費、家具・什器・備品購入費
• 引っ越し費用
• インフラ工事費

【その他にかかる費用】

• 各申請、届出費、外注費
• 告知費

費用を抑えるためには下記の方法があります。

方法	削減できる費用
申請や届出など各種手続きを自社で行う	外注費
居抜きで退去する	原状回復工事費、廃棄物の処理費用
居抜きで入居する	内装工事費、家具・什器・備品購入費
相見積もりをとる	内装工事費、インフラ工事費

工事関係の費用は、資材の高騰など相場の変動が激しいため、数年前とは大きく異なる可能性があります。都度見積もりをとって、その時々の相場を把握することをおすすめします。

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【無料ダウンロード】オフィス移転チェックリストの使い方

ハイッテ by 株式会社IPPO（イッポ）は、お客様の経営戦略や想いに寄り添い、将来の発展を第一に考える提案を第一にしております。今まで数多くのスタートアップ・ベンチャー企業のオフィス移転をサポートし、都心オフィス仲介実績1500件で得た知識と経験を元に作成したオフィス移転チェックリストを無料でダウンロードいただけます。

【こんな方におすすめです】

• 初めての移転で何からやればいいかわからない
• できる限り費用を抑えたい
• 何度か移転を経験しているものの、スケジュールがギリギリになりがち
• 先を見据えたアドバイスが欲しい

現オフィスを退去するまでにやることや、新オフィスに入居するまでにやることをわかりやすくエクセル（Excel）でリスト化しており、チェックすべき詳細と注意点を記載しています。チェックリストを上から順に進めていくだけで抜け漏れを防げ、公的機関への提出が義務とされている各種届出も確認できます。

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まとめ

企業にとって、大きなターニングポイントになることが多いオフィス移転。時間も手間もお金もかかり、通常業務と並行して行うのは中々骨が折れるイベントです。だからこそ、満足のいくオフィス移転ができるよう事前準備を入念に行いましょう。