オフィス移転のスケジュールを把握しよう！流れや成功のポイントを徹底解説

オフィス移転は、レイアウトや内装を考える時間がかかることで長期化するケースが多いため、細かいスケジュール管理が大切です。かかる家賃も決して少なくないため、スケジュールを間違うと事業計画や資金計画を狂わせるなど思わぬリスクに繋がる可能性もあります。本記事はオフィス移転のスケジュールをテーマに実際の流れや成功させるポイントについて徹底解説します。今後、オフィスの移転を検討している事業者の方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスの移転を考える前に知っておくべきポイント

オフィスの移転は長期的かつ規模も大きくなるため、移転を検討する前段階でいくつか注意点があります。オフィス移転を成功させるために予め知っておくべきポイントを2つ紹介します。

オフィスの移転期間は6ヶ月以上を想定する

オフィス移転は、新しいオフィスの選定から旧オフィスの退去完了までを考えて6ヶ月以上を想定しましょう。居抜き物件をそのまま利用するなど、物件によっては、1～2ヶ月ほどで移転できることもありますが、長く想定しておくに越したことはありません。物件選定や引越し・内装工事の業者選定に時間をかけるためにも6ヶ月以上の移転期間を設けるように計画することがおすすめです。

オフィスを移転するために費用を細かく把握する

オフィス移転の費用を細かく把握しましょう。オフィス移転における費用は、退去時と引越時に分けて考えることで整理できます。

【退去に関わる費用】

• 原状回復費（クリーニング費）
• 残置物撤去費

【新オフィスへの引越しに関わる費用】

• 入居費（敷金、保証金など）
• 内装工事費
• 引越し作業費
• 什器・家電など備品の購入費

移転費用を事業資金として借入するケースなど、後で足りなくなるリスクもあるため、事前に細かく計算した上で物件選定を始めましょう。

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オフィス移転の流れと各過程のポイントを紹介

オフィス移転の流れと過程で注意するべきポイントを紹介します。

新オフィスの物件選定と旧オフィスの解約（引越8ヶ月前～引越6ヶ月前）

移転の8ヶ月から6ヶ月前は、新オフィスの物件選定と旧オフィスの解約手続きを始めます。まず、移転の目的を明確にし、目的に合わせた物件選定した後に、旧オフィスの解約手続きと原状回復工事の内容確認を行う流れで進めていきます。注意するポイントとしては、旧オフィスの解約手続きと原状回復工事の内容をしっかり確認することです。

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移転目的に合わせて新規オフィスの物件選定をする

オフィス移転において移転の目的を明確に考えることは、とても重要なポイントです。
なぜ手間と費用をかけてオフィスを移転した方がよいか、目的が明確になればそれに合わせた物件選定ができます。目的が明確でない状態で移転してしまうと移転先の環境に社員が適応できず、生産性低下や社員の労働意欲を低下させてしまう可能性があります。物件選定の際には、最低限、以下の条件を意識して物件を探しましょう。

• エリア
• 面積（広さ）
• 引き渡し時期

最も難しいポイントは、オフィスの面積です。社員1人につき2〜3坪前後が一般的な水準ですが、働き方や業務内容によって必要な広さは違います。そのため、物件選定の段階から内装会社に依頼して、業務内容や部署の構成を基にデザインやレイアウトを検討しておくことがおすすめです。

同時に、現在のオフィスの使われ方や社員の一日の過ごし方を調査してみましょう。
現在のオフィスにおける不満や改善してほしい点など、社員にヒアリングすることも大切なポイントです。事業者だけでなく社員の客観的な意見を取り入れることも意識しておきましょう。

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旧オフィスの解約手続きと原状回復工事の内容を確認する

オフィス移転の際は、ビルオーナーに退去の通知をする必要があります。解約通知は、一般的に6ヶ月前のケースが多いですが、オーナーによって設定する期間は様々です。その際、まずはオフィスを借りた際の賃貸借契約書をチェックしましょう。契約期間満了日よりも前に解約する場合、中途解約となり違約金が発生するケースもあります。

また、定期借家契約の場合は契約上、途中解約ができないケースがあるため、その際はオーナーとの交渉が必要です。解約通知書には、原状回復工事が完了後、物件の引き渡しができる日付を記載し、それまでに明け渡しができるよう作業を進めます。

同時に解約期間と併せて賃貸借契約書に詳細が記載されている原状回復工事の内容もチェックしましょう。原状回復工事に関しては、ビルオーナーが指定する内装会社で工事することが多いので工事会社を探す必要はありません。賃貸借契約書をチェックし、指定会社がある場合は、以下の事項を確認し移転のスケジュールを組みましょう。

• 工事見積りはいつもらえるか
• 原状回復工事の工期
• 工事発注から着工までに必要な期間

引越しまでの期間が長いほど、工事費用や引き渡し条件などの交渉がしやすいため、早め早めに行動していくことが大切です。

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移転先のレイアウトと内装デザインを決定する

移転する物件が決まった後は、移転先のレイアウトと内装デザインを決めていきます。まずは、レイアウトと内装デザインの概要を考えた後、設置する什器・家電の発注、内装会社への発注、事務所内のインフラ整備の順に進めていきます。

レイアウトと内装デザインの概要を考える

まずは、レイアウトを考えます。社員数を考えて必要なワークスペースや個室数の検討から進めましょう。部署ごとに働く場所や人数、使用する会議室の数や収容人数など実際の業務をイメージしながらより具体的に決めていきます。旧オフィスのレイアウトに課題がある場合は、それを解決できるレイアウトを考えましょう。次に内装デザインを考えます。内装デザインは、企業イメージや社員のモチベーション向上、働き方改革など、様々な効果があります。レイアウトとデザインともに社内で全て決めるのは難しいため、概要を決めた後は内装会社に依頼して足りない部分を決めましょう。レイアウトと内装デザインを決める際、以下が大切なポイントです。

• 企業理念・企業イメージを反映させる
• 実際の業務をイメージした動線設計をする
• 社員同士がコミュニケーションを取れるレイアウトにする

設置する什器・家電を発注する

決めたレイアウトと内装デザインに合わせて必要な什器・家電を発注します。すでに旧オフィスで使っていたものを新オフィスに持っていく場合は、引越し準備に組み込み、捨てる場合は、専門業者などに依頼します。レイアウトや内装デザインと同様、什器・家電も企業イメージや移転後の働き方に合わせて選ぶことがポイントです。特に、移転先でフリーアドレスやABWの導入を考えている場合、多様なワークスタイルが実現できる環境づくりが大切になります。

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各内装会社を選定・発注をかける

レイアウトや什器・家電の選定をした後は、各内装会社の選定に入ります。工事内容を確認し、3社程度の相見積りを取ってコスト面も比較していきます。見積りを依頼する会社が多すぎると内容の共有や見積りの比較が大変になるので、多くても5社までがおすすめです。内装会社を決める際は、以下のポイントを重視して金額だけでなく総合的に判断しましょう。

• 過去の実績は豊富か
• 業務範囲（デザイン、施工、ディレクションなど）
• アフターサービスは充実しているか
• やりとりやコミュニケーションをスムーズにできるか

電話・インターネット回線などインフラを整備する

レイアウトやデザイン工事の発注と同時並行で電話・インターネット回線の移転手続きを済ませましょう。契約しているキャリアやプランによって違いますが、新しいオフィスへの回線開通作業に2週間〜1ヶ月ほど時間がかかります。電話・インターネットLANケーブルの工事は開通確認ができて完了になります。引越し日間近での開通になると、何かトラブルがあった際に、営業開始に支障が出るリスクもあるため、注意しましょう。

新オフィスの入居工事と旧オフィスの原状回復工事の発注をおこなう（引越2ヶ月前～入居日）

レイアウトとデザインが決まったらいよいよ引越しに向けた準備を開始します。新しいオフィスの入居工事に並行して旧オフィスの原状回復工事の発注が必要です。入居工事と合わせて原状回復工事の発注を行い、同時に社内向けの移転説明と社外向けの移転案内を行います。

入居工事の着工と日々の現場確認をする

入居工事が始まるとひとまずほっと安心したいところではありますが、日々現地に足を運んで工事の確認をすることも大切です。設計時に見えなかった障害が工事を進める中で判明することも珍しくありません。決裁者と連絡を密に取るなど緊急の際にも柔軟に対応できる体制を整えましょう。また、工事内容に変更があるなど、イレギュラーな場合には、必ず現地で立会い、判断することが大切です。工事が仕上がってからの変更は、工期遅延や追加費用につながります。

原状回復工事を発注する

入居工事と合わせて原状回復工事を発注します。内装会社が指定されている場合、信頼できるか不安であれば後のトラブルを避けるため工事内容を確認しましょう。工事箇所に共用部が含まれているなど、原状回復の範囲を逸脱した内容になっていないかチェックすることが大切です。また、工事図面や写真だけでは分からない部分もあるため、実際に現地を確認しましょう。

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社内への移転説明と社外への移転案内とおこなう

工事が順調に進み、引越し日が近づいてきたタイミングで社内向けに移転説明会と社外向けに移転案内を送ります。社内向けの移転説明では、以下の項目を準備しておくことで、迅速な共有が可能です。

■引越し作業についての説明

• 引越全体のスケジュールと流れ
• 新オフィスに持っていくものと捨てる物リスト
• 引越作業の役割分担と引越日に立ち合いをする社員の確認
• 資材の梱包方法

■新オフィスについての説明

• 館内規則の説明
• ビルの安全管理システム
• 入退館方法の説明
• 防火管理者選任（収容人数50人以上の場合のみ）

引越し完了後、すぐに業務を開始できるよう、社内全体で共有し、認知させておくことが重要です。

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引越・退去作業を開始する（入居～1ヶ月）

新オフィスの工事が完了した後は、引越し作業を開始します。旧オフィスの退去を含めて入居から1ヶ月ほどの期間をかけて引越・退去作業を進めます。引越と退去作業を同時に行いながら、住所変更などの行政手続きまで完了させましょう。

新オフィスへの引越と旧オフィスの退去作業を同時並行でおこなう

旧オフィスから新オフィスに業務機能をまるごと移動する作業はとても大変です。引越し当日は、旧オフィスの搬出と新オフィスの搬入時に立会いを行うことで急なトラブルに対応できるようにします。旧オフィスの現場では、荷物の搬出や処分に漏れがないよう注意しましょう。荷物の搬出が完了すると旧オフィスは明け渡しに向け、原状回復工事に入ります。見積内容より荷物が残っていると、追加の費用がかかってしまうため、注意しましょう。新オフィスの現場では、搬入される荷物の数と状態確認をします。引越で多いトラブルが荷物の紛失や破損です。荷物が多い上、人が行う作業のため、気を付けていても紛失や破損が発生する可能性があります。トラブルを防ぐ為にも荷物チェックは必ず行いましょう。引越し後の原状回復工事についても予定通り工事が進んでいるか、発注内容と同じ内容で施工されているか都度確認します。原状回復が完了するとオーナーも一緒に立会いを行い、原状回復工事に問題がないことが確認できると引き渡しが完了となります。

住所変更など行政手続きを完了させる

引越し後、法務局や税務署などへの住所変更など必要な行政手続きを進めておきます。それぞれの提出期限をチェックし、予め提出までのスケジュールと必要な書類を準備しましょう。

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移転スケジュールを徹底して、遅延なく進めましょう

株式会社IPPO（イッポ）ではオフィス移転を単なる「引越し」ではなく、企業価値を高める「重要なプロジェクト」のひとつと考えています。

まとめ

オフィスの移転は規模が大きく莫大な費用が必要となり、期間も長期にわたることが多いといえます。正確かつ綿密なスケジュール管理が必要なため、本記事を参考にオフィス移転の流れを理解し、実践してみてください。