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オフィスを拡張する場合、いくつか方法があります。掛かる費用や手間、負担を考え検討しましょう。本記事では、オフィスの拡張方法と、それぞれのメリットデメリットを解説しています。
【更新日】2023年4月24日
オフィス移転は退去と入居を同時におこなう大変な業務です。解約時ペナルティなど事前に想定されるトラブルを把握することで、スムーズな移転を実現できます。
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増床とは
増床（ぞうしょう）とは、本来以下の意味があります。
- 病院や診療所で、入院患者用の病床を増やすこと。
- 百貨店やスーパーなどの商店で、売り場面積を増やすこと。
不動産業界では、(2)に近い意味合いでオフィス・事務所の床面積を増やすことを増床と言います。具体的な方法としては、同一建物内の別区画を借りる内部増床や別建物で部屋を借りる分室増床、現オフィスより床面積が大きな区画へのオフィス移転などです。
オフィス移転は従業員満足度を高める、採用を強化するために必要な経営課題です。最適なレイアウトを決めるためには、社員へのヒアリングが不可欠となるため、物件選定や内覧（内見）の前にヒアリングシートを使って、オフィスプランニングを行いましょう。ハイッテ by 株式会社IPPOが監修したオフィスプランニングヒアリングシートを無料ダウンロードいただけます。
増床を検討する状況
増床は事業拡大による利益の増加に伴った節税対策や、人員増加に当たって手狭になったことで検討することが多いです。オフィス移転による増床の場合は、それに加え周辺環境の改善が目的の場合もあります。
増床によるメリット
一時的なコスト面の負担を考えると、移転をするより内部増床や分室増床の方が費用を削減できる可能性が高いです。移転をする場合は、退去費用、入居費用が掛かる他、諸々の手続きで時間や工数も掛かります。しかし、長期的に見ると「内部増床や分室増床の方が安く済む」と一概には言えません。増床したものの、すぐに移転をすることになってしまった場合などは、二重でコストが必要です。事業計画や採用計画を加味した上で判断しましょう。
増床の種類
オフィスを拡張するためには、4つの方法があります。
| （方法） | （ポイント） |
| 内部増床 | 同じビル内で追加賃借する |
| 分室増床 | 周辺のビルで追加賃借する |
| オフィス移転による増床 | 今より広いビルを新たに賃借する |
内部増床・分室増床
内部増床とは、現在賃借しているオフィス・事務所を残し、同じビル内に追加で賃借することを言います。分室増床とは、現在賃借しているオフィス・事務所を残し、周辺にある別のビルに追加で賃借することを言います。
内部増床・分室増床のメリット
内部増床の場合、費用を抑えられる可能性が高いです。元々あったオフィス・事務所を本社として、追加で賃借したオフィス・事務所を新規事業部や開発部署を置けば、告知は不要なケースが多いです。移転そのものに掛かる費用も、仲介会社や引越し業者を利用したとしても通常のオフィス移転よりは安く済みます。内部増床の場合、ビルオーナーが同じため審査の時間短縮ができる可能性があることに加えて、オーナーへの交渉次第で多少のディスカウントや、フリーレントの付与など対応してくれる可能性があるため、交渉してみましょう。また、内部増床を検討する際は、オーナーから同ビルの区画の解約が出た時点で市場に情報を公開するよりも先に同ビルに入居するテナントに情報公開されるケースがあるため、定期的に確認しましょう。大掛かりな引越しや通勤経路の変更がないため、メンバーの負担がない増床方法と言えます。
内部増床・分室増床のデメリット
タイミング良く同じビル内で空いている区画があることは稀です。また、同じビル内でもフロアが分かれるとコミュニケーション（連絡や報告が遅くなる）がとりにくくなってしまいます。さらに、フロアが分かれる場合、共益費がそれぞれの区画に掛かってくるため、総賃料が高くなってしまう可能性があります。分室増床する場合は、できる限り現在のオフィス・事務所と近い場所を選びましょう。
オフィス移転による増床
オフィス移転による増床とは、現在のオフィス・事務所を解約し、新たに床面積が大きなオフィス・事務所を賃借することをいいます。
オフィス移転による増床でのメリット
オフィス移転の場合、立地や広さを自由に選ぶことができます。元々の広さに対して稼働人数が見合っていなかったのであれば、業務効率が改善され、生産性向上に繋がります。オフィス・事務所の内装やレイアウト、外観など環境が変わることによってメンバーの気分転換にもなります。対外的には、広いオフィスや立地条件がいいオフィスへ移転することにより、取引先に業績好調のアピールをすることもできます。
また、採用計画がある場合は今の稼働人数＋採用予定人数が入る広さの移転先を選ぶこともできます。余裕のある広いオフィス・事務所に移転するということは、以前よりランニングコストが上がるケースが多いため、予算策定の段階で検討が必要です。
オフィス移転による増床でのデメリット
オフィス移転をする場合は、内部増床・分室増床よりも多くの費用と時間が掛かるケースがあります。現在のオフィス・事務所の退去手続きを行い、新オフィス・事務所の条件選定から物件選定、それに当たって内見などの工数が発生します。物件が決まったら内装工事の手配や電話・インターネット回線の準備、引越し業者の手配、各種届出など膨大なタスク量になります。また、最寄り駅が変わる場合はメンバーにとって負担になるだけでなく、全社員分の定期券や交通費清算の変更対応が必要です。
オフィス移転は、スケジュール管理やタスクの整理、公的機関への届出、内装工事の手配などやるべきことがたくさんです。
移転までのスケジュールが短い時こそ、チェックリストを使って、抜け漏れを防ぎましょう。
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オフィスの増床計画で押さえるべきポイント
増床をする場合、まずは目的を明確にする必要があります。目的が明確になっていないと、適切な手法も物件も選ぶことができません。目的を明確にした後、事業計画とも合わせて計画立案します。オフィス増床は、レイアウトや働き方、コストなど様々な面で見直しをするチャンスです。現在のオフィスの課題点の洗い出しも一緒に行うといいでしょう。
内部増床の場合は、貸主（オーナー）や管理会社に直接相談するか、仲介会社に依頼します。他のビルへの移転を検討していることも含めて相談することでフリーレントの追加などの好条件を提示してもらえる場合があります。その後、内装工事会社や各業者の選定や手配をしましょう。
事業計画・採用計画とマッチしているか
売上の見込み、採用による社員の増加、事業拡大による作業スペース不足など会社の状況は常に変化します。したがって、増床を考えるタイミングも重要です。例えば、採用人数に変更があった場合、その人数が稼働しても問題ない広さなのかどうかを含めて検討する必要があります。当初の予定から採用人数を減らした場合は、増床時期を後ろ倒しにすることで無駄な支出を抑えることができます。計画を立てるときは、会社の状況を見つつ段階的に内容を詰めていきましょう。
利便性や周辺環境に問題はないか
オフィス・事務所の増床を検討する際、現在のオフィス・事務所での課題点を洗い出しましょう。駅からの距離や交通アクセスなどの利便性、コンビニや郵便局、銀行、食事が出来るお店などが不足していないかという点で問題があるのであれば、内部増床では解決できない可能性があります。また、インターネット回線の電波状況も重要です。ビル周辺の電波状況によって、インターネット回線のプランや業者の見直しが必要になるかもしれません。
増床コストの把握
どの手法で増床をしても、確実にコストは掛かります。大まかな内訳は、賃料や内装費用、設備費用、什器・備品費用、引越し費用などです。手法によって金額が大きく異なるため、始めに概算費用を算出しましょう。また、居抜きによるオフィス移転は原状回復費用や什器購入費用の削減に効果的です。増床のほか、居抜きによるオフィス移転も検討してみましょう。
セキュリティ体制の強化
増床する場合、今までより広い面積のオフィス・事務所や、多くの人員のセキュリティ面をカバーしなくてはいけません。エントランスに防犯カメラや入退室管理システムを導入する、
シュレッダーの使用を徹底する、契約関係の書類や社外秘の重要書類などは鍵がかかるフォルダや引き出しにいれるなど、管理体制を整えましょう。内部増床や分室増床の場合、人の行き来が多くなる可能性があります。出入り口をオープンな状態にしてしまうと、外部の人間に侵入されてしまう場合があります。社員の身の安全や、機密情報を守るためにセキュリティ対策は厳重に行わなければいけません。しかしその反面、セキュリティを強度にするとコストが高くなる傾向にあります。部屋や場所毎にセキュリティの強度にメリハリをつけることで対策しましょう。
増床とオフィス移転はどっちがいい？徹底比較！
内部増床や分室増床は、オフィス移転に比べ費用を抑えられる可能性があります。対してオフィス移転による増床は、現状の課題解決に繋げられるメリットがあります。何を重視するかで、どの手法を選ぶかが変わります。
費用での比較
| 内部増床 | 内装工事費用、什器・備品・家具追加購入費用、追加で賃借した区画の賃料・初期費用 |
| 分室増床 | 内装工事費様、什器・備品・家具追加購入費用、追加で賃借したビルの賃料・初期費用 |
| オフィス移転による増床 | 告知費用、退去費用、内装工事費様、什器・備品・家具追加購入費用、追加で賃借した区画の賃料・初期費用 |
基本の支出内訳は上記表の通りです。状況によりますが、費用面だけで見るとオフィス移転による増床が一番コストが掛かるケースが多いです。
コミュニケーションの活性化での比較
内部増床や分室増床の場合、同じ執務内で働く時と比べると、コミュニケーションがとりにくくなる可能性があります。内部増床の場合は隣の区画、分室増床の場合は隣のビルなど、できるだけ行き来しやすい環境を作りましょう。また、レストラン席・ファミレス席やバーカウンター、ソファースペースなど、デスク以外のスペースを設けることによってコミュニケーションが取りやすいように工夫しましょう。
社員のモチベーションでの比較
内部増床の場合、内装の変化はありますがオフィスの場所自体は変わりません。分室増床の場合も、大きなエリア変更をすることは稀です。オフィス移転による増床の場合は、今までと全く違うエリアに行けるだけでなく、内装も完全にリセットされるため、新鮮な気持ちで働くことができ、モチベーションアップに繋がります。さらに、今までより広いオフィス・事務所に移転することで、メンバーが会社の成長を実感できます。
優秀な人材の採用における比較
内部増床や分室増床の場合、どちらかのオフィス・事務所の内外観に年季が入っていたり、自身の関わる部署の関係で行き来することが多い場合は選考辞退に繋がる可能性があります。オフィス移転による増床で、人が集まりやすいエリアや内外観が綺麗なオフィス・事務所に移転することで、採用に有利に働きます。
【関連記事】東京の居抜きオフィス移転事例7選！成長企業が選ぶポイントは？
＼居抜きオフィス・セットアップオフィス物件更新情報／
2023年8月は新宿区（8件）、目黒区（4件）、千代田区（16件）、渋谷区（5件）、文京区（0件）、中央区（13件）、品川区（4件）、港区（6件）、豊島区（0件）、東京その他（0件）で新着オフィス物件合計56件を公開されています！7月公開のオフィス物件は合計64件です。こちらも併せて、ご覧ください。
※（）内は8月に追加された新着物件数です。随時、オフィス物件は追加されます。
※毎週更新【8月28日（月）更新】
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まとめ
リモート勤務を導入する企業が増え、オフィス・事務所に必ずしも社員全員が稼働できるスペースが必要というわけではなくなりました。「狭くなってきたものの、移転するには時間とお金が掛かるからひとまず内部増床か分室増床をしよう」と安易に決めることはおすすめできません。今のオフィス・事務所の課題を洗い出し、事業計画や採用計画と合わせて慎重に検討しましょう。
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営業担当者 / ハイッテ編集部監修者
代表取締役社長
関口秀人（sekigushi hideto）
宅地建物取引士【東京都知事：第101772号】
近畿大学卒業後、新卒で不動産仲介会社に入社。その後、不動産業界の経験を経て、株式会社IPPO（イッポ）を設立。主要大手デベロッパーとの契約を全て経験しており、何万坪でも対応可能。どの街に、どこが運営している、どんなビルがあるかを把握しており、まさに不動産生き地引といえる。また、不動産業界経験14年の中で、10年以上お付き合いのあるお客様も多く、顧客上場社数は20社以上、顧客EXIT社数は30社以上にのぼる。各企業の成長フェーズに合わせた課題とソリューションのノウハウがあり、関わったお客様は皆上がっていく傾向あり。
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