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オフィス移転を円滑に進める上で、社内全体への通知が必要です。本記事では、オフィス移転の社内通知のやり方やメリット、メールや書面の例文をご紹介します。社内通知を効果的に行う方法や注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転は、スケジュール管理やタスクの整理、公的機関への届出、内装工事の手配などやるべきことがたくさんです。
移転までのスケジュールが短い時こそ、チェックリストを使って、抜け漏れを防ぎましょう。
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オフィス移転の社内通知の必要性
オフィス移転は、企業にとって成長を左右する重要な業務の一つです。社員がスムーズに移転後の業務を開始できるよう、事前に社内通知が必要です。通知を適切に行うことで、荷物の準備や取引先やお客様への対応も円滑に行われることが期待できます。
オフィス移転の社内通知のメリット・デメリット
オフィス移転の社内通知には、メリットとデメリットが存在します。適切な通知を行うことで、移転のスムーズな進行が期待できる一方、デメリットも考慮しなければなりません。以下では、それぞれのポイントをご紹介します。
社内通知のメリット
オフィス移転の社内通知を事前に徹底することは、取引先やお客様を含めた情報の共有を効率的に行うことができます。誤解や混乱を防ぎ、全ての従業員や関係者が正確な情報を把握することが可能です。また、社内通知をコミュニケーションの機会と捉えることで、従業員が組織の目標やビジョンに対する理解が深まり、企業風土の醸成や従業員のモチベーション向上につながります。以下、社内通知のメリットです。
| 1.社員の協力が得られ、事前準備がスムーズに進む 2.事前説明による社員の不安の緩和 3.スケジュール管理が容易になる 4.取引先やお客様へ事前共有ができ、トラブルのリスクが軽減 5.移転後の業務開始が円滑になる 6.移転プロジェクトの進捗管理がしやすくなる |
社内通知のデメリット
豊富なメリットの一方で、一定のデメリットが存在します。情報の透明性が高まることで、機密情報の漏えいリスクが高まることが考えられます。これにより、企業の競争力低下や法的な問題が発生する可能性があります。以下、社内通知のデメリットです。
| 1. 社外に移転情報が漏れる可能性がある 2. 時期やタイミングによっては取引先への周知などで社員の負担が大きくなる 3. 移転目的やテーマを事前に伝えすぎると焦りが生じることがある 4. 過剰に質問が発生し、時間を消費することがある 5. 情報伝達の手段やタイミングが適切でない場合、情報量の差が生じることがある |
従業員への説明方法
オフィス移転の社内通知では、従業員への説明方法も重要です。メールや書面での通知だけでなく、社内会議や個別面談の機会を活用して、移転の背景や目的、移転後の業務について説明しましょう。また、引越しのスケジュールや新しいオフィスのレイアウト、担当業務の変更がある場合は、あわせて明確に伝えることが重要です。
移転情報の整理
オフィス移転は、事前に情報の整理が重要です。社内の担当者は、移転先の住所や電話番号の変更を含む必要な書類の準備や、業務に関連する部署間の調整を行います。また、社員に対する通知や取引先への案内も確実に行いましょう。必要なタスクをまとめた作業チェックリストを作成し、適切なタイミングで業務をスムーズに進めることができるよう計画的に行います。
オフィス移転社内マニュアルを作成
オフィス移転における社内マニュアルの作成は、企業内の情報共有や進捗管理に役立ちます。移転の流れや担当者の連絡先、対応方法などを網羅し易い形でまとめることが望ましいと言えます。また、引越しの準備作業や当日のスケジュール、各部署の役割分担も明確にしておきます。さらに、重要な契約や手続きに関するデータの管理方法や、引越し後の業務再開に向けた対策も盛り込んでおくと良いでしょう。これらの情報を整理し、マニュアルを作成することで、社員の理解が深まり、スムーズな移転が可能です。
オフィス移転は退去と入居を同時におこなう大変な業務です。解約時ペナルティなど事前に想定されるトラブルを把握することで、スムーズな移転を実現できます。
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移転説明会の開催
オフィス移転について社員に説明するための説明会を開催することで、社内の認識を統一しやすくなります。移転の背景や目的、移転先の概要などを総務部や経営陣から説明し、質疑応答の時間を設けることが重要です。また、社内各部署からの参加者が移転に関する情報を共有し、引越し準備や業務の進め方を明確にすることが効果的です。必要に応じて、複数回の説明会を開催しても良いでしょう。
社内へのオフィス移転お知らせメールの例文
オフィス移転のお知らせを社内メールで伝える際は、わかりやすく簡潔な文面で作成します。件名に「オフィス移転のお知らせ」などと明記し、本文では移転日や移転先の住所、アクセス情報など必要な情報を網羅することが大切です。また、担当者の連絡先や移転に関する質問や相談がある場合はどこへ連絡すべきかも明記しましょう。最後に、移転に協力をお願いする文言でメールを締めくくります。
| 件名：当社オフィス移転のお知らせ 従業員各位 ⚪️⚪️部の山田太郎です。 この度、⚪️年⚪️月⚪️日より当社オフィスを移転することとなりましたのでお知らせいたします。 詳細は以下の通りです。 引越し作業に向けた私物の管理やお客様へのご案内等、ご対応いただけますと幸いです。 なお、メールアドレスや社用携帯番号に変更はございません。 ・新住所 000-0000 東京都⚪️区⚪️⚪️ 00-00-0 ⚪️⚪️ビル⚪️階 GoogleMap：（URL） ・電話番号 00-0000-0000 ・FAX番号 00-0000-0000 ・移転実行予定日 00年0月0日 ・移転先での業務開始予定日 00年0月0日 ご質問やご不明点に関しては⚪️⚪️部山田太郎までお問い合わせください。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
社外へのオフィス移転の通知方法
オフィス移転を取引先やお客様に通知する際は、電話やメールでの連絡はもちろん、直接訪問して伝えることも効果的です。また、オフィス移転のお知らせをホームページやSNSに掲載することも広範囲に拡散できるため、検討しましょう。
ホームページによるお知らせ
ホームページを活用してお知らせする場合、事前に担当者とスケジュールを確認し、サイト上に掲載するお知らせや必要な情報を用意しましょう。お客様や取引先にもわかりやすい形で広範囲に情報提供が可能です。また、営業日や連絡先、その他サービスに関するお知らせもまとめて記載し、関係者が気軽に確認できるように工夫しましょう。
はがきによるお知らせ
はがきでのお知らせは、郵便を使った古典的な方法ですが、効果的な連絡手段として依然として活用されています。オフィス移転の場合、担当者が事前に企業や個人の住所や氏名をリスト化し、必要な書類や資料を添付することが重要です。移転前後のスケジュールや業務内容の変更、電話番号やFAX番号の確認も忘れずに行いましょう。
メール・FAXによるお知らせ
メールやFAXを利用したお知らせは、迅速な連絡や確認が可能であるためビジネスシーンでよく使われます。お知らせする際には、新住所や電話番号などの連絡先、移転予定日について詳細にお知らせしましょう。メールの場合は、受信者が簡単に確認できるように件名を工夫し、FAXの場合は、送信漏れがないよう注意が必要です。
お客様や取引先へのメールの例文は以下の通りです。
| 件名：弊社オフィス移転のご案内 ⚪️⚪️株式会社 ⚪⚪️様 いつも大変お世話になっております。 ⚪️⚪️株式会社の山田太郎です。 この度、⚪️年⚪️月⚪️日より弊社オフィスを移転することとなりましたのでご連絡いたします。 これを機に⚪️⚪️様のご期待に添えますよう、より一層努めてまいります。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 略儀ながら、メールにて失礼いたします。 詳細は以下の通りです。 なお、メールアドレスや電話番号に変更はございません。 ・新住所 000-0000 東京都⚪️区⚪️⚪️ 00-00-0 ⚪️⚪️ビル⚪️階 GoogleMap：（URL） ・電話番号 00-0000-0000 ・FAX番号 00-0000-0000 ・移転予定日 00年0月0日 どうぞよろしくお願いいたします。 |
プレスリリースによるお知らせ
上場企業だけでなく、スタートアップ・ベンチャー企業もオフィス移転の際にプレスリリースを配信してオフィス移転の通知を行うことが主流になりました。プレスリリースプラットフォームに公開されるものもあれば、メディアに直接配信されるものもあります。配信の目的によってプラットフォームを使い分けましょう。
オフィス移転のタスク漏れを防止！オフィス移転チェックリスト無料配布中
オフィス移転は煩雑な作業や手続きが存在します。そのため、タスク漏れやミスが発生しやすく、全体スケジュールに影響する可能性があります。ハイッテ by 株式会社IPPOでは、オフィス移転に必要なタスクを明記したチェックリストを無料で配布しています。このチェックリストを利用することで、漏れなく効率的にタスクを進めることが可能です。また、各タスクの注意点やチェック欄が設けられていますので、進捗管理もしやすくなっています。
オフィス移転は、スケジュール管理やタスクの整理、公的機関への届出、内装工事の手配などやるべきことがたくさんです。
移転までのスケジュールが短い時こそ、チェックリストを使って、抜け漏れを防ぎましょう。
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まとめ
本記事では、オフィス移転時の社内通知の必要性や方法について、ホームページ、はがき、メール・FAXを例に解説しました。各手段の特徴やメリットを理解し、効果的な連絡方法を選択することが大切です。また、無料のオフィス移転相談会で専門家のアドバイスやサポートを受けることもおすすめです。
営業担当者 / ハイッテ編集部 監修者
取締役
大隅識文（osumi norifumi）
宅地建物取引士【東京都知事：第237969号】
中央大学卒業後、マスメディア向け制作会社に入社し経営にも携わる。その後不動産仲介会社に転職し、共同創業者として2018年IPPO（イッポ）を設立。ベンチャー企業が登壇する「Morning Pitch（モーニングピッチ）」の運営に長年携わる。2000社以上の繋がりからお客様同士をマッチングさせることも。シード・アーリー期のスタートアップ企業から上場企業まで移転取引社数は500社以上、うち居抜きのオフィス移転の取引実績は200社以上に達する。
