オフィスプランニングのヒアリングシートを無料ダウンロード！レイアウト決定に最適

オフィス移転は、確認すべき項目が数多くあります。何から手をつければいいのかわからず、思いついたことから決めていくと内装工事や原状回復工事のスケジュールに影響が出るだけでなく、解約が後ろ倒しになりその分の賃料支払いなどが発生する可能性も。本記事では、オフィスプランニングのポイントを解説しています。また、「オフィスプランニングヒアリングシート」を無料配布しています。「オフィス移転チェックリスト」と併用して、スムーズな移転にお役立てください。

▼一緒に活用すれば全体像が把握できて、スケジュールを組みやすい！

オフィス移転チェックリストを無料ダウンロード！やることやタスク、流れを解説

オフィスプランニングとは

オフィスプランニングとは、オフィス・事務所全体のレイアウトやOA機器、家具・什器などを決定するオフィス移転計画です。オフィス移転を成功させるためには、業務作業効率や社内コミュニケーションを考慮した配置設計が重要です。

＜オフィスプランニングのポイント＞

• コンセプトを決める
• 予算を明確にしておく
• 採用計画を加味して家具・什器を発注する
• 作業効率を考慮してデスクやOA機器を配置する
• 社内コミュニケーションが取りやすいレイアウトにする
• セキュリティや避難経路を考慮して動線を作る

始めにコンセプトと予算を決定します。オフィスプランニングは、コストを掛けようと思えばいくらでも掛けられます。理想を数多く並べてそれを全て実行すると、膨大な費用が掛かってしまう可能性があるため、コンセプトとして軸を1つ決めておくのがおすすめです。

執務スペースや会議室などの配置と、デスクや機器の配置は、作業効率と社内コミュニケーションを考慮して決定しましょう。その際、セキュリティ面や避難経路の確保も考慮します。また、オフィス・事務所は、移転のタイミングでない限り配線や設備の移動・変更ができないことが多く、大幅なレイアウト変更は難しいため、採用計画を加味した上で家具や什器を発注することも大切です。現状の従業員数だけで計画してしまうと、追加購入のタイミングで同じ家具・什器の生産が終了していたり、単品購入だとまとめて購入するよりも費用が嵩んでしまう場合があります。

オフィスの要件定義やプランニングは、採用計画や従業員のエンゲージメントに影響します。ひいては事業の加速化にも関わってくるため、慎重かつ入念に計画を立てましょう。

【関連記事】オフィス移転における総務部のタスクを解説

総務担当者向けオフィスプランニングヒアリングシートのメリット

オフィス・事務所移転に関する要件定義やオフィスプランニングは、確認すべき項目が多いため、漏れがない様ヒアリングシートを活用することをおすすめします。ハイッテ by 株式会社IPPOでは、ご要望の多かったオフィス・事務所移転専用のヒアリングシートを無料配布していますので、是非ダウンロードしてお役立てください。

＼新オフィス内見チェックにも使えるヒアリングシート／

オフィスプランニングヒアリングシートの使い方

オフィスプランニングでは現在のオフィスの状況と課題を明確にして、移転の目的や理由を検討します。それを元に、移転先のオフィスの条件を決めていきます。条件を決める際は、MUST条件と＋α条件を分けて考えると物件選定がスムーズです。

現状の課題の洗い出し

オフィス・事務所の移転においてまず始めにするべきことは、現状の課題の洗い出しです。オフィス・事務所に関する課題は、移転のタイミングでなければ解決が難しい場合が多いです。後々「こうしておけばよかった…」とならないよう先に課題を洗い出し、解決できるように計画を立てましょう。その際、できるだけ多くの従業員にヒアリングすることで、従業員満足度の向上に繋がり、帰属意識も高まるはずです。

例）

課題	仮説	解決策
採用強化しているが辞退や早期退職が多い	男女別トイレがないため、オフィスで働きづらい	男女別トイレがある物件
取引数増加に伴いセキュリティ面が不安		セキュリティ面が強固な物件
出社するメンバーが少なくコミュニケーションがとりにくい	オフィス環境が整備されておらず、外で作業したほうが効率がいい	適正面積の物件やフリースペースがある物件
ミーティングできるスペースがない		会議室2つ以上もしくは貸会議室やフォンブースがある物件

上記のように課題を明確にすると、どんなオフィス・事務所を選べばいいかがはっきりします。

やること・やらないことの決定

全員の希望や理想を全て叶えようとすると膨大な費用が掛かる上に、前のオフィスでの課題を解決できないままになってしまう可能性もあります。やることとやらないことの取捨選択をきちんと判断しましょう。判断に迷った際は、以下を基準に検討してみてください。

• コンセプトに合っているか
• 解決したい課題の優先順位に誤りはないか
• 予算内で収めることができるか

オフィス移転業務フローマニュアル！失敗しないスケジュールとタスク、注意点を網羅【無料配布あり】

希望するオフィスの要件決定

課題を洗い出した後、「今回のオフィス移転で解決する箇所＝要件」を決定します。譲れないMUST条件と、＋αで叶えたい条件を分けておくと物件の幅が広がります。全てMUST条件にしてしまうと、合致する物件が見つかるまで探し続けることになるため気をつけましょう。

総務担当者向け社員ヒアリングシートを無料ダウンロード！

オフィス・事務所の課題を明確にすることで、次に入居するオフィス・事務所の要件を定義しやすくなります。その結果、スムーズな物件選定ができ、移転期間短縮に繋がります。

【オフィスプランニングヒアリングシートの特徴】

• 工事関係や設備面など、忘れがちな確認項目を網羅
• 最低限必要な造作や設備が確認できる
• 仲介業者とのやりとりを削減できる
• 従業員満足度UPに繋がるアンケート項目を網羅（弊社トップ営業監修）
• 希望条件を一目で確認できるため、物件選定がスムーズになる

オフィス移転の業務の対応だけで骨が折れるにも関わらず、担当者は総務や経理、社長秘書などの業務と兼務である場合が多いです。オフィス移転仲介のプロに依頼すれば、業務負担が軽減され、且つスムーズな移転が叶います。

＼新オフィス内見チェックにも使えるヒアリングシート／

＼居抜きオフィス・セットアップオフィス物件更新情報／

2023年8月は新宿区（8件）、目黒区（4件）、千代田区（16件）、渋谷区（5件）、文京区（0件）、中央区（13件）、品川区（4件）、港区（6件）、豊島区（0件）、東京その他（0件）で新着オフィス物件合計56件を公開されています！7月公開のオフィス物件は合計64件です。こちらも併せて、ご覧ください。
※（）内は8月に追加された新着物件数です。随時、オフィス物件は追加されます。
※毎週更新【8月28日（月）更新】

まとめ

スムーズなオフィス・事務所移転をするためには、移転によりどんな課題を解決したいのかを明確にし、適切なオフィスを選ぶことが大切です。さらにオフィス移転のプロに仲介を依頼して、わからないことは早めに相談しましょう。