【無料テンプレート】解約通知書（オフィス賃貸借契約用）の雛形をダウンロード：宅建士監修

オフィスの解約、つまり賃貸借契約を終了させる際は、原則書面で解約予告をしなければなりません。本記事では、解約予告の流れと注意点を解説しています。無料でダウンロードできる民法改正（2020年4月施行）に対応した解約通知書のテンプレートをWordとPDFファイル形式の2種類で用意していますので、ご活用ください。

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解約通知書とは

解約通知書とは、オフィスを解約する際の意思表示として借主（テナント）から貸主（オーナー）に提出する書類です。多くは途中解約の際に必要ですが、期間満了で解約する場合も解約通知書の提出がない場合は自動更新となる場合があります。提出期限は賃貸借契約書に記載されているため、前もって確認をしましょう。

解約通知書がなくても退去はできる？

解約通知書の提出方法について、賃貸借契約書に記載がある場合はそれに従わなくてはなりません。解約通知書が必要な場合は、賃貸借契約を締結する際に、解約時の手続き方法として説明があります。

解約通知書はいつまでに提出する？

解約通知書の提出期限や提出方法は、契約内容やオーナー企業ポリシーによって異なりますが、契約終了の1〜2ヶ月前までに提出が必要とされています。また、提出方法として郵送が一般的ですが、FAXやメールでのやり取りも可能な場合があります。いずれの方法を選択する場合も、書面や内容の確認、送付の確認を忘れずに行いましょう。法律上の注意点やビジネスマナーも考慮し、必要な書類や証明を添付して送付します。

解約予告通知書の書き方

貸主指定の雛形や書式がある場合はそれを使用します。その場合、賃貸借契約締結時に書類を受け取っている可能性が高いため、確認しましょう。特に指定がない場合は、必要な項目が記載されていれば自作でも問題ありません。「ハイッテ by 株式会社IPPO」では、宅地建物取引士が作成した解約予告通知書を無料でご利用いただけます。

【宅建士監修】解約通知書テンプレート（無料ダウンロード）

＜解約通知書に書くべき内容＞

項目	内容
提出日	解約書を提出する日にちを記載する 例）○年○月○日
賃貸借物件	解約したい物件名を記載する 例）渋谷○○ビル
賃貸借物件所在地	解約したい物件の所在地を記載する 例）東京都渋谷区渋谷○-○-○
明け渡し日（解約日）	解約したい日にちを記載する 例）○年○月○日
保証金返金口座	保証金返金口座を記載する 例）○○銀行○○支店（普通）口座番号○○○ 口座名義人○○
契約者名	賃借人の署名と捺印

不明点がある場合は、貸主や不動産管理会社に必ず問い合わせをしましょう。解約予告は口頭でOKとしている場合でも、「言った言わない」のトラブルを避けるために書面で残す方が安心です。FAXやメールで送った場合は、解約通知書を送った旨を一言連絡しましょう。

解約予告期間を過ぎたらどうする？

一般的な住宅の場合、解約予告は1〜3ヶ月前に行わなければなりませんが、オフィス・事務所の場合は3〜6ヶ月前の予告を義務付けている物件が多いです。さらに、物件の明け渡しまでに原状回復工事まで終わらせる必要があります。解約予告期間は物件によって異なり、賃貸借契約書に記載があるので事前に確認しましょう。解約予告期間が過ぎてしまった後に解約予告をすると、過ぎた分の日数を日割り計算して賃料を支払ったり、違約金を支払うことになります。

【関連記事】解約予告期間を過ぎたらどうなる？対応方法や退去時に気をつけたいポイントを解説

解約通知書を出す前の注意点

オフィスの解約をする場合、気をつけるべきポイントを紹介します。

賃貸借契約書で解約予告の期限を確認する

解約予告の期限や、どのように通知すればいいかなど、賃貸借契約書に記載があるので、オフィス・事務所の解約を検討する段階ですぐに確認しましょう。オフィス・事務所の場合は一般的に3ヶ月前もしくは6ヶ月前の予告を義務付けている物件が多いです。また、契約期間より短い期間での契約解除の場合は違約金がかかるケースがあるため、契約期間と違約金についても併せて確認しましょう。オフィスの場合は、原状回復工事が完了してからの明け渡しとなるため、工事期間を加味したスケジュールを組む必要があります。

【関連記事】居抜き物件で必要な賃貸借契約書とは？確認ポイントを解説【宅地建物取引士監修】

新オフィスへの移転計画も同時に進めておく

解約予告を出した後に新オフィスの物件選定や対応をすると、慌てて契約することになり、トラブルや失敗が起こりかねません。加えて、新オフィスへの入居がスムーズにできないことにより事業へ影響する可能性もあります。オフィス移転の目的を明確にし、新オフィスの物件条件などを決めて、ある程度新オフィスの目星をつけておくことが大切です。良い物件がすぐに見つかったとしても申込、審査など時間がかかるケースが多いため仲介会社にスケジュールを相談しましょう。

駐車場の解約も忘れずに行う

オフィスの賃貸契約解約時には、社用車用の駐車場の解約も忘れずに行いましょう。駐車場契約の解約には、通常の解約通知書とは別に駐車場利用の契約書を確認し、必要書類を添えて提出することが求められます。また、駐車場利用料金の精算や、駐車場管理会社との連絡事項も適切に処理しましょう。法人活動における賃貸解約に関連するトラブルを未然に防ぐ術として、社内の連絡窓口を整え、関係者がスムーズに対応できるようにすることが有効です。

解約通知書がない場合

解約通知書は、オフィス移転手続きを行う上で必要な書類です。特に、オフィスの契約においては、賃貸借や物件の売買など重要な取引が関与しており、正確な手続きが必要です。したがって、解約通知書の準備と確認は欠かせません。

解約通知書の書式が不明な場合には、IPPOの宅建士が監修した解約通知書テンプレートを活用しましょう。完全無料でダウンロードできるため「解約通知書がどんなものか知りたい」「必要な項目を知っておきたい」といった方にもおすすめです。

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株式会社IPPO（イッポ）ではオフィス移転を単なる「引越し」ではなく、企業価値を高める「重要なプロジェクト」のひとつと考えています。

【解約通知書（Word版／PDFファイル版）の特徴】

• Word版とPDFファイル版の2種類
• 空欄を埋めるだけで完成
• 必要事項の記載漏れが防げる=トラブル防止
• 退去の際は繰り返し使用できる

今回、お客様のご要望にお応えして、宅地建物取引士が監修したオフィス・事務所の退去に必要な「解約通知書」のテンプレートを作成しました。空欄を埋めるだけで完成するので、必要事項の記載漏れによるトラブルを防ぐことができます。ぜひお役立てください。

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まとめ

先走って解約通知書を提出してしまうと新オフィスの契約締結前に現オフィスを退去しなくてはならなくなり、逆に提出を後回しにしてしまうと解約予告期限が過ぎてしまう恐れがあります。移転スケジュールを組む際は、解約予告を出すタイミングをきちんと確認しましょう。